Virtual Assistant voor Trainers & Coaches
Meer tijd voor klanten, minder tijd kwijt aan mail, planning en administratie
Als trainer of coach verkoop je geen “uurtjes”. Je verkoopt aandacht, resultaat en begeleiding. Toch gaat er in de praktijk veel tijd op aan andere dingen.
Daardoor zit je werkdag vol kleine onderbrekingen. En omdat jij vaak het gezicht én de uitvoering bent, stapelt het werk snel op. Een virtual assistant (VA) voor trainers en coaches haalt dat regelwerk weg. Zo kun jij meer focus houden op sessies, content en salesgesprekken.
Wat doet een virtual assistant voor trainers & coaches?
Een VA ondersteunt jou achter de schermen. Dat betekent dat een VA:
je planning en klantcommunicatie netjes regelt
overzicht houdt op leads, klanten en acties
terugkerende taken overneemt (op vaste momenten)
je content- en lanceringplanning bijhoudt
zorgt dat niets blijft liggen
Waarom heb je als trainer of coach een virtual assistant nodig?
Je wint tijd op de taken die je leegtrekken.
Mail, planning en opvolging kosten vaak meer energie dan je denkt.
Je omzet wordt stabieler.
Omdat leadopvolging en sales-actiepunten niet blijven liggen.
Je klantbeleving wordt beter.
Snellere antwoorden, duidelijke stappen en een nette onboarding.
Je werkt rustiger en met meer focus.
Minder schakelen betekent betere sessies en betere content.
Je kunt groeien zonder meteen iemand in dienst te nemen.
Je schaalt uren op wanneer jij lanceringen, groepen of meer klanten draait.
Taken waarbij een VA trainers en coaches helpt
Planning & klantafspraken
Intakegesprekken en sessies inplannen
Bevestigingen en reminders versturen
Agenda beheren (inclusief buffer en reistijd)
No-shows verminderen met duidelijke opvolging
Overzichten maken van geplande sessies en open plekken
Klantcommunicatie & onboarding
Nieuwe aanvragen opvolgen
Intakeformulieren versturen en verwerken in een overzicht
Welkomstmails en startinformatie klaarzetten
Vragen bundelen en doorzetten als jij input moet geven
Automatische e-mailflows klaarzetten (op basis van jouw teksten)
Content & marketingondersteuning
Social posts inplannen (op basis van jouw content)
Contentkalender bijhouden en deadlines bewaken
Nieuwsbrieven klaarzetten en versturen
Reviews en klantcases verzamelen en ordenen
Landingspagina-updates doorvoeren (tekst aanleveren of klaarzetten)
Administratie & facturatie
Facturen maken en versturen
Betalingen controleren en herinneringen sturen
Overzichten bijhouden: omzet per maand, openstaande posten
Contracten en afspraken organiseren (bijv. trajectduur, voorwaarden)
Uren/trajecten bijhouden voor jouw eigen overzicht
Binnen één week staat er een virtual assistant voor je klaar
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Kosten van een virtual assistant voor trainers & coaches
Een VA is flexibele ondersteuning. Je zet een VA in voor vaste wekelijkse hulp of tijdelijk extra uren bij drukte.
Typische inzet:
3–5 uur per week voor starters of 1-op-1 coaches met basisadministratie
5–10 uur per week voor coaches met actieve marketing en vaste instroom
10–20 uur per week bij groepen, trainingen, online programma’s of lanceringen
Je betaalt alleen de gewerkte uren. Geen werkgeverslasten en geen langdurige verplichtingen. Daardoor kun je laag starten en later uitbreiden.
Extra ondersteuning nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Wil je weten welke taken je het best als eerste uitbesteedt, zodat je direct tijd wint? Plan een kennismakingsgesprek. Dan maken we een korte takenlijst, kiezen we de snelste winst en starten we met een duidelijke werkwijze.