Virtual assistant voor consultants
Slimme ondersteuning voor consultants, projectteams en agency eigenaren
Terwijl jij bezig wilt zijn met analyses, strategie, klantgesprekken en delivery… ben je vaak je tijd kwijt aan inboxen, planningsoverleggen, documentatie en projectcoördinatie.
Een virtual assistant voor consultants haalt die druk weg. Niet door nóg iemand in het team te zetten, maar door slimme online ondersteuning die structuur aanbrengt, acties bewaakt en taken van je overneemt die jou vertragen. Zo houd je meer tijd voor je klanten, én meer rust in je hoofd.
Wat doet een virtual assistant voor jou als consultant?
Consultancy vraagt om snelheid, scherpte en consistentie. Een VA helpt hierbij door jouw werkproces, én dat van je team, te ondersteunen en te optimaliseren.
In de praktijk betekent dat:
- Je inbox wordt gefilterd zodat jij alleen ziet wat belangrijk is
- Projecten lopen soepeler dankzij betere coördinatie en voortgangsbewaking
- Documenten, presentaties en deliverables worden voorbereid of gestructureerd
- Agenda’s en afspraken worden strak gemanaged
- Klantcommunicatie wordt sneller en netter afgehandeld
- Je workflow wordt eenvoudiger, duidelijker en efficiënter
Waarom heb je als consultancy bureau een virtual assistant nodig?
Tijd is geld, letterlijk. Elke minuut die consultants kwijt zijn aan randzaken, is een minuut die niet declarabel is.
Vermindert werkdruk.
Door repetitieve taken en ruis weg te nemen, kunnen consultants zich concentreren op analyses, deliverables en klantgesprekken.
Verhoogt efficiëntie.
Projecten lopen voorspelbaarder, communicatie is strakker en deliverables komen sneller af.
Verbetert de kwaliteit richting klanten.
Alles wordt sneller beantwoord, beter voorbereid en consistenter opgeleverd.
Geeft je team meer focus.
Consultants doen consultancy, projectleiders managen projecten, en je VA zorgt dat de machine blijft draaien.
Is flexibel schaalbaar.
Geen extra vaste medewerker, geen werving, geen ziekteverzuim. Je schaalt op en af wanneer nodig.
Een selectie van onze klanten in de consultancy
Hierbij helpt een VA jou als consultant
Projectcoördinatie & operations
- Deadlines bewaken en actielijsten bijhouden
- Informatie verzamelen bij teamleden
- Statusupdates voorbereiden
- Projectdocumenten en deliverables structureren
- Planning tussen klant, consultants en externe partijen organiseren
Sales- en marketingondersteuning
- Leads opvolgen en offertes voorbereiden
- Social media posts inplannen en uitwerken
- Website-updates of cases toevoegen
- Nieuwsbrief en content onderhoud
- Opvolgen van offertes
Agenda & afsprakenbeheer
- Klantcalls, interne meetings, workshops en reviews plannen
- Timeblocks creëren voor deep work
- Conflicten oplossen, wijzigingen direct doorvoeren
E-mail & communicatie
- Inbox triage volgens jouw prioriteiten
- Klantvragen beantwoorden of doorzetten
- Notulen en samenvattingen maken van meetings
Start van de samenwerking.
Start nog deze maand!
Met back-up en een contactpunt.
Hoe werkt het?
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Maak kennis met onze virtual assistants
Liz - Virtual Assistant voor klantcontact, events en allround ondersteuning
Binnen haar werk houdt Liz zich onder andere bezig met klantcontact, salesondersteuning, eventorganisatie, agendabeheer, mailboxbeheer en social media beheer.
Eveline - Virtual Assistant voor administratie, structuur en ondersteuning
Haar werkzaamheden richten zich vooral op administratieve ondersteuning zoals verwerken van administratie, mail- en agendabeheer, klantcontact en en online content zoals webteksten en social media posts.
Dyan – Virtual Assistant voor design, structuur en creatieve ondersteuning
Haar kracht ligt in de combinatie van grafisch ontwerp, social media, drukwerk, administratie en projectbegeleiding. Vooral drukwerk, zoals folders, visitekaartjes en andere visuele uitingen.
Putri – Virtual Assistant voor websites, design en online systemen
Haar werkzaamheden liggen op het gebied van websitebeheer, webshops en design. Putri werkt onder andere met tools zoals WordPress, Wix, MailBlue en Canva en helpt met website-aanpassingen, e-mailcampagnes of het opzetten van een complete webshop.
Celine – Virtual Assistant voor HR, marketing en allround ondersteuning
In de praktijk houdt Celine zich onder andere bezig met HR-ondersteuning, social media en marketing, administratie en projectmanagement. Juist de combinatie van deze verschillende werkzaamheden vindt ze leuk.
Susanne – Virtual Assistant voor administratie, structuur en ondersteuning
Binnen haar werk houdt Susanne zich onder andere bezig met administratieve werkzaamheden zoals planning, mailbeheer en klantcontact, maar ook met marketing en eventmanagement, HR-ondersteuning, websitebeheer en social media.
Nancy – Virtual Assistant met HR-expertise
Nancy is een Virtual Assistant met een sterke achtergrond in HR-advies. Met ruim twintig jaar ervaring binnen onder andere de Nationale Politie en verschillende gemeentes ondersteunt ze ondernemers en organisaties binnen het MKB bij uiteenlopende HR-vraagstukken.
Vera – Virtual Assistant voor projectmanagement en social media
Vera is een Virtual Assistant met een achtergrond in projectmanagement en marketingcommunicatie. Met haar ervaring in zowel loondienst als freelance werk ondersteunt ze ondernemers bij uiteenlopende werkzaamheden, waarbij structuur, creativiteit en communicatie centraal staan.
Kosten van een virtual assistant
Een VA is géén extra FTE, maar een flexibele ondersteuning die meebeweegt met jouw drukte. Je betaalt alleen voor de uren die je nodig hebt. Zonder vaste lasten, werkgeverskosten of risico bij ziekte.
Typische inzet voor bouwbedrijven:
- 4–8 uur per week voor kleine aannemers
- 8–16 uur per week voor MKB bouwbedrijven
- Flexibele opschaling bij grote projecten, piekdrukte of vakanties
De kosten vallen vaak in het niet bij de tijd die jij en je team terugkrijgen, de rust die ontstaat en de fouten die voorkomen worden.
Veelgestelde vragen over virtual assistants
Wat kost een virtual assistant voor consultants?
Wat een virtual assistant kost, hangt af van hoeveel ondersteuning je nodig hebt. We werken met pakketten van een vast aantal uren per maand, zodat je vooraf precies weet waar je aan toe bent. Onze VA’s werken als zelfstandige professionals en regelen zelf hun werkplek en verzekeringen. Daar heb jij dus geen kosten aan en ook werkgeverslasten heb je niet. Op onze tarievenpagina zie je de actuele pakketten. Zo betaal je alleen voor de ondersteuning die je echt nodig hebt. Weet je nog niet welk pakket bij jou past, dan kijken we in een vrijblijvend kennismakingsgesprek graag samen naar je werkzaamheden.
Hoe werkt het inschakelen van een virtual assistant voor consultants?
Het begint met een vrijblijvend kennismakingsgesprek, waarin we jouw wensen, werkzaamheden en manier van werken bespreken. Daarna kijken we binnen ons team en netwerk welke VA goed bij jou past en stellen we jullie aan elkaar voor. Bij een ja van beide kanten plannen we samen een kick-off en regelen wij de rest: van de overeenkomst en geheimhoudingsverklaring tot een soepele onboarding. Ook na de start blijven we betrokken. We houden evaluatiegesprekken en zorgen voor back-up bij vakantie of ziekte, zodat jij altijd op ondersteuning kunt rekenen.
Waarom is een virtual assistant specifiek geschikt voor consultants?
Omdat consultants vaak onderweg zijn en voor wisselende opdrachtgevers werken. Agenda’s afstemmen, uren bijhouden en factureren kost dan veel tijd, die je liever aan je opdrachtgevers besteedt. Een virtual assistant neemt dat werk graag van je over en werkt flexibel met je mee, ook op afstand en in jouw eigen systemen. Je VA houdt overzicht terwijl jij bij een opdrachtgever zit en zorgt dat afspraken, rapporten en facturen op tijd klaarstaan. Zo kun jij je volledig richten op advies en nieuwe opdrachten. In een kennismakingsgesprek kijken we graag samen welke taken jou de meeste ruimte geven en hoe je VA jou het beste kan ondersteunen.
Zijn de virtual assistants Nederlands?
Ja. Ons team werkt verspreid door Nederland, bijvoorbeeld in Amsterdam, Brabant, Utrecht en Limburg. Iedereen heeft kennis van de Nederlandse zakelijke communicatie en waar gewenst ook van andere talen, zoals Engels. Dat is handig als je ook voor internationale opdrachtgevers werkt. Goede communicatie is bij de selectie een van de belangrijkste eisen, want je VA heeft vaak direct contact met jouw opdrachtgevers. Wil je elkaar zo nu en dan live zien? Dan nemen we de woonplaats van de VA graag mee in de match. In de kennismaking bespreken we welke talen jij nodig hebt en voor welke opdrachtgevers je werkt.
Wat houdt de ondersteuning van een virtual assistant voor consultants in?
Je VA werkt op afstand met je mee, een vast aantal uren per maand, in jouw mailbox, agenda en CRM. Je VA beantwoordt vragen van opdrachtgevers, houdt klantinformatie bij en plant afspraken tussen partijen. Omdat je VA zelfstandig werkt, heb je geen werkgeverslasten en zit je niet vast aan een vast dienstverband. Wij verzorgen de persoonlijke match, het contract en de begeleiding. Je VA leert jouw werkwijze kennen, denkt actief met je mee en wordt zo een vertrouwd onderdeel van je praktijk. Zo heb je een vaste sparringpartner voor het praktische werk, terwijl jij je richt op je opdrachten.
Wat doet een virtual assistant dagelijks voor een consultant?
Een VA neemt het praktische werk rond je opdrachten over, zodat jij je kunt richten op je opdrachtgevers. Welke taken dat precies zijn, stemmen we samen met jou af in het kennismakingsgesprek. Gaandeweg kan het takenpakket meegroeien met jouw wensen. Je VA werkt in de systemen die je al gebruikt en past zich aan jouw manier van werken aan. Zo hoef je zelf niets om te gooien en kan je VA al snel van waarde zijn voor je. Je kunt bijvoorbeeld denken aan deze drie taken:
- je agenda beheren en afspraken met opdrachtgevers plannen
- adviesrapporten en presentaties opmaken
- onkosten en urenregistraties verwerken
Krijgt de consultant een vaste virtual assistant toegewezen?
Ja, in de meeste gevallen werk je met één vaste VA. We kiezen je VA op ervaring, vaardigheden, taal en persoonlijkheid, want een goede klik vinden we belangrijk. Zo leert je VA jouw werkwijze en opdrachtgevers goed kennen en kan hij of zij steeds zelfstandiger werken. Dat scheelt jou uitleg en geeft rust. Mocht er andere expertise nodig zijn dan die van je vaste VA, dan kijken we samen welke VA uit ons team of netwerk extra kan aansluiten. Zo heb je één vast aanspreekpunt, met de kennis van een heel team achter je. Ook houden we contact met jullie allebei, zodat de samenwerking goed blijft lopen.
Hoe snel kan ik starten met een virtual assistant?
In de meeste gevallen kan jouw virtual assistant al binnen twee weken starten. We beginnen met een vrijblijvend kennismakingsgesprek waarin we jouw wensen, werkzaamheden en manier van werken bespreken. Daarna maken we een persoonlijke match uit ons team en netwerk en regelen wij de rest: van de overeenkomst en geheimhoudingsverklaring tot een soepele onboarding. Zo kun jij snel profiteren van professionele ondersteuning, zonder zelf tijd kwijt te zijn aan werving en selectie. Heb je een voorkeur voor een startdatum, dan houden we daar graag rekening mee. Ook na de start blijven we betrokken, met evaluatiegesprekken en back-up bij vakantie of ziekte.
Hoe flexibel is de inzet van een virtual assistant?
De inzet is goed af te stemmen op jouw werk. Heb je in een periode meer of juist minder ondersteuning nodig, bijvoorbeeld bij de start van een nieuwe opdracht? Je aantal uren kan maandelijks worden aangepast. Je zit niet vast aan een werknemer in vaste dienst, terwijl je meestal wel met dezelfde VA blijft werken. En als je VA op vakantie of ziek is, zorgen wij voor back-up. Zo blijft je praktische werk doorlopen, ook als je zelf druk bent met opdrachtgevers. Merk je dat je structureel meer of minder uren nodig hebt, dan kijken we samen welk pakket het beste bij je past.
Benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen?
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.