Virtual assistant voor industrie & productie
Meer overzicht en minder ruis voor productie, planning en kantoor
In industrie en productie draait alles om output, planning en kwaliteit. Toch kost het vaak veel tijd om alles eromheen goed te regelen.
Daardoor worden productieleiders en planners steeds onderbroken. Het gevolg: minder focus, meer fouten en meer stress. Een virtual assistant (VA) voor industrie & productie helpt je om dat te doorbreken. Je krijgt ondersteuning op afstand die taken afhandelt, overzicht creëert en opvolging bewaakt.
Wat doet een virtual assistant voor industrie & productie?
Een VA ondersteunt je bij het regelwerk rondom productie en operatie. Dat betekent bijvoorbeeld:
Informatie verzamelen en netjes vastleggen
Orders, planning en opvolging ondersteunen
Communicatie met klanten en leveranciers stroomlijnen
Documenten ordenen en actielijsten bijhouden
Terugkerende taken structureel uit handen nemen
Waarom heb je als productiebedrijf een virtual assistant nodig?
Je krijgt rust in de dag.
Omdat je minder vaak wordt gestoord door mail, losse vragen en kleine taken.
Je voorkomt fouten en misverstanden.
Want informatie wordt vastgelegd, gecheckt en op tijd doorgegeven.
Je krijgt betere opvolging.
Daardoor blijven openstaande acties niet liggen en worden levertijden beter bewaakt.
Je kantoor en werkvloer werken beter samen.
Omdat updates, documenten en afspraken op één plek staan.
Je kunt flexibel opschalen.
Bij drukte, ziekte, vakanties of een achterstand zet je extra uren in, zonder vaste contracten.
Taken waarbij een VA de industrie verder helpt
Orderverwerking & klantadministratie
Orders invoeren en controleren op basisgegevens
Orderbevestigingen klaarzetten en versturen
Statusupdates voorbereiden voor klanten
Wijzigingen verwerken en doorzetten naar de juiste collega
Overzichten maken van openstaande orders en acties
Planning & productie-ondersteuning
Productieplanning bijhouden in een overzicht
Acties opvolgen: ontbrekende info, goedkeuringen, levertijden
Werkbonnen en checklists voorbereiden
Teamoverleg plannen en actielijsten uitwerken
Documenten per project/order compleet houden
Inkoop & leverancierscontact
Offertes opvragen en vergelijken op basis van input van het team
Levertijden bewaken en reminders sturen
Leveranciers nabellen bij vertragingen
Afspraken vastleggen en bevestigingen bewaren
Overzicht maken van backorders en knelpunten
Logistiek & transportcoördinatie
Transporten plannen en afstemmen met vervoerders
Track & trace en leverstatus bijhouden
Leverafspraken bevestigen met klant/warehouse
Pakbonnen en leverdocumenten ordenen
Retouren administratief voorbereiden en opvolgen
Binnen één week staat er een virtual assistant voor je klaar
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Kosten van een virtual assistant in industrie & productie
Een VA is geen vaste medewerker, maar flexibele ondersteuning. Je zet een VA in voor structurele hulp of tijdelijke extra capaciteit.
Typische inzet:
5–10 uur per week voor kleinere productiebedrijven en maakbedrijven
10–20 uur per week voor bedrijven met meerdere lijnen, klanten of projecten
Opschalen bij piekdrukte, voorraadissues, grote orders of leverproblemen
Je betaalt alleen voor de gewerkte uren. Dus geen werkgeverslasten en geen langdurige verplichtingen. Daardoor is de drempel laag en het effect vaak snel merkbaar.
Extra ondersteuning nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Wil je weten welke taken je als eerste kunt uitbesteden, zodat je direct tijd wint? Plan een kennismakingsgesprek. Dan kijken we naar jullie processen en de knelpunten. Daarna maken we een voorstel dat past bij jouw bedrijf.