Virtual assistant voor het groot MKB
Een virtual assistant voor het groot MKB fungeert als flexibele schil rondom jouw sleutelpersonen. Geen extra FTE, maar slimme ondersteuning op afstand die agenda’s stroomlijnt, informatie bundelt, acties bewaakt en communicatie organiseert. Zo krijgt je team lucht, wordt de werkdruk beter verdeeld en komt er weer ruimte om te doen waarvoor je mensen zijn aangenomen: impact maken, sturen en resultaten boeken.
Wat doet een virtual assistant voor teams in het groot MKB?
Een virtual assistant in een groter MKB speelt een andere rol dan bij een eenmanszaak: de focus ligt op structuur, coördinatie en afstemming tussen meerdere mensen, afdelingen en projecten. De VA zorgt dat afspraken helder zijn, informatie op de juiste plek belandt en acties niet blijven hangen.
- Managers en projectmanagers worden ontlast van operationele en organisatorische taken.
- Directieleden krijgen een beter gefilterde agenda en inbox, met focus op echt strategische onderwerpen.
- Teams ervaren meer duidelijkheid: wie doet wat, wanneer, met welke informatie.
De VA werkt volledig remote, plugt in op jullie systemen (bijv. Teams/Slack, Office 365/Google Workspace, CRM, projecttools) en volgt afgesproken processen. Daardoor is de samenwerking schaalbaar, herhaalbaar en onafhankelijk van één fysieke werkplek of vaste werktijden.
Waarom heb je als groot MKB-team een virtual assistant nodig?
In grote MKB-teams sluipt inefficiëntie vaak ongemerkt binnen:
- Managers die hun eigen agenda, inbox en projectcommunicatie managen
- Projectmanagers die te veel tijd kwijt zijn aan notulen, samenvattingen en opvolgmails
- Directieleden die verdrinken in cc’s en verzoeken om “even mee te kijken”
- Teams die frustratie ervaren door onduidelijke taken, gemiste afspraken en uitlopende projecten
Een virtual assistant pakt precies dit “coördinatie- en regiewerk” op. Daardoor:
- Daalt de werkdruk op je sleutelrollen
- Verbeteren doorlooptijden van projecten
- Wordt besluitvorming beter voorbereid en sneller genomen
- Ervaren medewerkers meer focus en minder ruis in hun werkdag
Bijkomend voordeel: je hoeft geen extra laag management of support in loondienst te nemen om dit te organiseren. De VA is flexibel inzetbaar en schaalt mee met de fase en drukte van jouw organisatie.
Virtual assistants voor elke branche
Taken die je kunt uitbesteden binnen het groot MKB
Management- en directieondersteuning
- Agendabeheer en bewaken van tijdsblokken voor focus
- Voorbereiden van overleggen (agenda, stukken, deelnemers, locatie/online links)
- Notuleren, actie- en besluitenlijsten opstellen en opvolging bewaken
- Reisplanning, events en belangrijke interne momenten coördineren
Projectmanagement-support
- Projectplanningen bijhouden en deadlines monitoren
- Overzicht houden op to-do’s en verantwoordelijken in projecten
- Statusupdates verzamelen bij teamleden en bundelen in korte rapportages
- Communicatie rondom milestones en releases voorbereiden
Backoffice & operationele coördinatie
- Contract- en documentbeheer (sjablonen, versies, archiefstructuur)
- Overzichten maken voor finance, HR of operations (bijv. uren, budget, resources)
- Coördineren van kleine interne verbeterprojecten (bijv. nieuwe tool, onboardingproces, procesdocumentatie)
Communicatie en rapportage
- Interne updates en nieuwsberichten voorbereiden (voor intranet, mail of Teams)
- Overzichten maken voor MT- of directievergaderingen
- Presentaties helpen voorbereiden (structuur, volgorde, input verzamelen)
- Inbox en e-mail beheer voor alle externe en interne communicatie
Binnen één week staat er een virtual assistant voor je klaar
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Wat kost een virtual assistant voor teams binnen het groot MKB?
Een virtual assistant is geen extra vaste managementlaag, maar een flexibele ondersteuningslaag rondom de mensen die je al hebt. Je betaalt alleen voor de uren die je daadwerkelijk inzet, zonder werkgeverslasten, werving, inwerktijd of risico bij ziekte.
Je kunt bijvoorbeeld denken aan:
- Ondersteuning voor één rol
Bijvoorbeeld een VA gekoppeld aan een directielid of MT-lid dat zwaar belast is. - Team- of projectondersteuning
Waarbij een VA meerdere managers/projectleiders ondersteunt met een helder takenpakket. - Opschalen in drukke periodes
Extra capaciteit bij grote projecten, implementaties of verandertrajecten, zonder dat je direct mensen hoeft aan te nemen.
De investering verdient zich vaak snel terug: als een manager of projectleider wekelijks uren vrijspeelt voor strategisch werk, klantcontact of beslissingen die omzet en besparing opleveren, is de ROI aanzienlijk. Bovendien verhoog je medewerkerstevredenheid en verlaag je de kans op overbelasting, een winst die zich niet alleen in euro’s laat uitdrukken, maar in behoud van talent en continuïteit.
Virtual-Assistant Company staat voor het MKB klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.