Virtual Assistant voor de Evenementen-branche
Organisatiekracht op afstand voor eventmanagers, producenten en bureaus
De evenementenbranche staat bekend om haar hoge werkdruk, strakke deadlines en continue wijzigingen. En precies daarom is een virtual assistant voor de evenementenbranche een gamechanger. Je krijgt flexibele, remote ondersteuning die structuur aanbrengt, informatie bundelt, deadlines bewaakt en communicatie afhandelt.
Wat doet een virtual assistant voor de evenementenbranche?
Een VA ondersteunt eventprofessionals bij de totale organisatie achter het evenement, van voorbereiding tot afronding.
Concreet betekent dat een VA:
- Alle planning, communicatie en administratie op de achtergrond stroomlijnt
- Overzicht creëert in documenten, taken en deadlines
- Zorgt dat iedereen, van leveranciers tot partners en teams, op tijd en juist geïnformeerd is
- Repeterende taken structureel uit handen neemt
- En last-minute stress drastisch vermindert.
Waarom heb je als evenementenbureau een virtual assistant nodig?
De evenementenbranche is dynamisch, veranderlijk en vaak chaotisch. Daardoor ontstaan er snel problemen:
- Deadlines die verschuiven
- Leveranciers die info missen
- Klanten die wachten op bevestiging,
- Draaiboeken die niet synchroon lopen,
- Documenten die op meerdere plekken staan,
- Onnodige stress in de laatste week.
Een virtual assistant voorkomt dit.
Je werkdruk daalt direct.
Omdat alle repeterende en organisatorische taken worden weggehaald bij jou of je interne team.
Je efficiëntie stijgt.
Draaiboeken, planningen en communicatie worden strak en consistent bijgehouden.
Je professionaliteit stijgt zichtbaar.
Klanten merken dat je strak communiceert, snel reageert en altijd voorbereid bent.
Je team krijgt rust.
Creatie, productie en strategie kunnen eindelijk gedaan worden zonder constante onderbrekingen.
Je VA is flexibel inzetbaar.
Festivals? Congressen? Seminars? Roadshows? Je kunt op- en afschalen wanneer de druk verandert, zonder vaste contracten of hoge, structurele kosten.
Taken waarbij een VA de evenementenbranche helpt
Projectmanagement & eventvoorbereiding
- Opstellen en bijwerken van draaiboeken
- Verzamelen van technische info, rider-wensen en leveranciersdetails,
- Bewaken van deadlines voor materialen, aanlevering en content,
- Voorbereiden van briefingdocumenten en checklists.
- Ondersteuning bij evenementmanagement
Deelnemersbeheer & registratie
- Beheren van aanmeldingen en wachtlijsten
- Bevestigingen en follow-up mails
- Verwerken van dieetwensen, voorkeuren, ticketvragen
- Opstellen van deelnemerslijsten en badges,
- Check-in voorbereiding en logistiek voor ontvangst.
Leveranciers- en partnercoördinatie
- Afspraken maken en bevestigen
- Offertes opvragen en vergelijken,
- Contracten en afspraken bewaren en ordenen,
- Contactmomenten bewaken,
- Informatie tijdig doorzetten naar de juiste personen.
Administratie & financiële ondersteuning
- Facturen controleren en verwerken,
- Begrotingen in spreadsheets bijhouden,
- Offertes en betalingen opvolgen,
- Declaraties verzamelen,
- Financiële overzichten voorbereiden.
Binnen één week staat er een virtual assistant voor je klaar
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Kosten van een virtual assistant in de evenementenbranche
Een virtual assistant is geen extra vaste medewerker, maar een flexibele capaciteitsschil die je inzet tijdens drukte of ter structurele ontlasting van je team.
Typische inzet:
- 5–10 uur per week voor kleinere eventorganisatoren
- 10–20 uur per week voor bureaus en productieteams
- Flexibele opschaling tijdens productieweek, eventweek of ticketpieken
Je betaalt uitsluitend voor de gewerkte uren, zonder werkgeverslasten, zonder risico’s en zonder langdurige contractverplichtingen. In de praktijk betaalt een VA zich snel terug, simpelweg doordat jij en je team meer tijd krijgen voor creatie, strategie en klantbeleving.
Extra ondersteuning nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.