Leadopvolging uitbesteden
Je investeert in marketing, netwerk, beurzen en campagnes. De leads komen wél binnen: via de website, events, mail, LinkedIn en bestaande klanten. Maar tussen “Stuur de offerte maar even door” en “Laten we het doen” valt er van alles tussen wal en schip.
Leadopvolging uitbesteden betekent dat die hele laag opvolgmails, reminders, planning en vastleggen niet meer “erbij” hoeft, maar dagelijks bewaakt wordt. Zodat iedere kans ook echt een kans krijgt.
Wat is leadopvolging uitbesteden?
Leadopvolging uitbesteden houdt in dat je de praktische opvolging van warme leads uit handen geeft aan een professionele backoffice- of sales-support VA. Het gaat niet om koude acquisitie, maar om alles wat nodig is ná het eerste contact: reageren op aanvragen, offertes opstellen en versturen, commerciële opvolging, reminders en het plannen van gesprekken voor sales of directie. Je virtual assistant zorgt ervoor dat je salespipeline en verkoopopvolging continu in beweging blijven, in plaats van afhankelijk te zijn van de drukte van de dag.
Je VA werkt in jullie bestaande systemen (mail, CRM, salesinbox, agenda) volgens een helder proces: wie krijgt wanneer welke opvolging, via welk kanaal en met welk doel (extra info, een afspraak, deal sluiten). Zo wordt lead- en offerteopvolging een voorspelbaar onderdeel van je commerciële proces, in plaats van iets waar “we nog eens naar moeten kijken als het rustiger is”.
Taken die je vandaag al kunt uitbesteden binnen leadopvolging
Binnen leadopvolging kun je verrassend veel taken overdragen aan een virtual assistant, zoals:
- Reageren op binnenkomende leads via websiteformulieren, mail, campagnes of events.
- Opstellen en versturen van offertes en bijlagen volgens jullie sjablonen.
- Versturen van opvolgmails en reminders op afgesproken momenten.
- Vastleggen en bijwerken van leadgegevens en status in CRM, salespipeline of overzichtslijst.
- Inplannen van bel- of afspraakmomenten in de agenda van sales, accountmanagement of directie.
- Signaleren van warme leads en terugkoppelen naar het salesteam met een concreet voorstel voor de volgende stap.
We ondersteunen bij elke fase
Virtual assistant voor je eenmanszaak
Virtual assistant voor je groeiende onderneming
Virtual assistant voor het groot MKB
High End Executive op afstand
Sectoren die we helpen met leadopvolging
Voor wie is leadopvolging uitbesteden geschikt?
Leadopvolging uitbesteden is met name geschikt voor kleine MKB-bedrijven die al voldoende leads en offerteaanvragen binnenkrijgen, maar merken dat de opvolging achterblijft. Denk aan bureaus, consultancy- en dienstverlenende bedrijven, bouw- en technische bedrijven of financiële dienstverleners met een mix van projecten en terugkerende klanten. Marketing levert, maar het commerciële proces daarna is versnipperd.
Herken je dat marketing “zijn werk doet”, maar dat offertes blijven liggen omdat het team vooral met lopende projecten bezig is? Dat accountmanagers vooral reageren op de hardste schreeuwers in plaats van gestructureerd de salesfunnel door te lopen? Of dat je tijdens het kwartaaloverleg merkt dat veel offertekansen nooit een tweede contactmoment hebben gekregen? Dan is dat het moment waarop leadopvolging geen bijzaak meer is, maar een sleutel tot groei en dus iets wat je beter structureel organiseert dan aan toeval overlaat.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Waarom leadopvolging via een virtual assistant?
Een virtual assistant voor leadopvolging is geen agressieve verkoper die jouw klanten gaat pushen, maar een gestructureerde partner die zorgt dat het proces áltijd loopt. Je VA bewaakt de pipeline: wie is nieuw, wie wacht op een offerte, wie moet een reminder krijgen en wie is klaar voor een belafspraak? Zo komt je salesteam pas in actie waar ze de meeste waarde toevoegen: in gesprekken, advies en onderhandelingen: niet in het najagen van mailtjes en lijstjes.
Kies je voor een VA via een bureau, dan krijg je daar continuïteit en schaalbaarheid bij. Er is back-up bij ziekte of vakantie, ervaring met verschillende CRM’s en leadflows, en de mogelijkheid om tijdelijk op te schalen bij campagnes, events of seizoenspieken. Bij veel MKB-klanten zien we dat juist deze combinatie (een strak ingericht opvolgproces + een vaste virtual assistant) ervoor zorgt dat de bestaande leadstroom veel beter wordt omgezet in concrete deals.
Hoe werkt het?
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Meer omzet en voorspelbaarheid met uitbestede leadopvolging
Het grootste voordeel van leadopvolging uitbesteden is dat de omzet die nú al in je leads zit, veel beter wordt benut. Leads worden op tijd en meerdere keren opgevolgd, offertes verdwijnen niet meer stil in een inbox en je salespipeline is geen onderbuikgevoel meer, maar een concreet overzicht. Je ziet hoeveel leads in welke fase zitten en waar kansen blijven hangen. Dat maakt je omzet voorspelbaarder en je planning realistischer.
Daarnaast verlaagt het de druk op sales en directie. Zij hoeven minder “achter de leads aan” en kunnen zich focussen op gesprekken, relaties en strategie. Teams ervaren meer rust omdat iedereen weet waar welke lead staat en wat de volgende stap is. Bij veel van onze MKB-klanten zien we dat al na een paar maanden de combinatie van consistente leadopvolging en beter inzicht in de funnel zorgt voor meer deals, zonder dat er meer marketingbudget nodig is.
Hoeveel kost leadopvolging uitbesteden?
De kosten van leadopvolging uitbesteden hangen af van je leadinstroom, de complexiteit van je offertes en hoeveel van het proces je wilt overdragen. Heb je een bescheiden maar constante leadstroom, dan kan een beperkt aantal uren per week al voldoende zijn voor opvolgmails, reminders en het plannen van gesprekken. Werk je met grotere aantallen leads, meerdere proposities of complexe trajecten, dan past een uitgebreider pakket beter.
We werken met flexibele, schaalbare pakketten voor MKB-bedrijven. Je zit niet vast aan een fulltime salesmedewerker, maar betaalt voor de uren leadopvolging die je echt nodig hebt. Blijkt in de praktijk dat het pakket te ruim of te krap is, dan schalen we eenvoudig op of af. In veel gevallen zien ondernemers dat al in de eerste maanden de combinatie van meer opgevolgde leads, een schonere pipeline en betere forecast de investering ruimschoots terugverdient.
Professionele leadopvolging nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.