Virtual assistant voor de bouw
Ondersteuning voor uitvoerders, projectleiders en bouwbedrijven
In de bouw draait alles om planning, voortgang, veiligheid en duidelijke communicatie. Maar in de praktijk kosten juist die zaken enorm veel tijd.
Een virtual assistant voor de bouw neemt dit soort randzaken structureel uit handen. Niet op kantoor, maar volledig op afstand, flexibel, schaalbaar en altijd georganiseerd.
Wat doet een virtual assistant voor de bouw?
Een virtual assistant ondersteunt bouwbedrijven, aannemers, uitvoerders en projectleiders met alle administratieve, organisatorische en communicatieve taken die buiten het fysieke bouwproces vallen.
In de praktijk betekent dat:
- Je planning blijft up-to-date, ook wanneer iets wijzigt
- Communicatie met klanten, leveranciers en onderaannemers wordt strak geregeld
- Documenten, tekeningen en contracten zijn altijd vindbaar en volledig
- Je krijgt meer rust, minder telefoontjes en betere voorbereiding op beslissingen
- Projecten lopen soepeler omdat er geen losse eindjes blijven liggen
Een VA werkt in jouw systemen, of het nu gaat om Teams, OneDrive, SharePoint, Bouw7, Exact of een ander pakket. Je hebt één vast aanspreekpunt, iemand die je manier van werken leert kennen en meedenkt met wat er nodig is.
Waarom heb je als bouwbedrijf een virtual assistant nodig?
Omdat de bouw draait op snelheid, duidelijkheid en een strakke planning. Als de communicatie hapert, loopt een heel project vertraging op. Als administratie blijft liggen, ontstaan er fouten. En als jij of je team steeds meer tijd kwijt is aan randzaken, komt de kwaliteit onder druk te staan.
Een VA lost dit op door:
- Ruis weg te nemen en structuur terug te brengen.
- Projectleiders en uitvoerders te ontlasten van administratieve taken.
- Deadlines te bewaken zodat projecten netjes doorlopen.
- Snel te schakelen tussen teams, klanten en onderaannemers.
- Knelpunten te signaleren vóór ze problemen worden.
Voor een groeiend bouwbedrijf voelt een VA vaak als een extra collega, maar dan zonder werving, inwerken, ziekte, vakantiekosten of vaste contracturen.
Taken waarbij een virtual assistant de bouw helpt
Planning & projectondersteuning
- Afspraken met klanten, onderaannemers en leveranciers organiseren
- Notulen en werkvoorbereiding voorbereiden
- Overzichten maken voor projectleiders of uitvoerders
- Voorraad en materiaalbestellingen coördineren
- Ondersteuning bij bouwprojecten
Administratie & documentbeheer
- Offerteaanvragen versturen en opvolgen
- Facturen controleren en verwerken
- Contracten, tekeningen en projectmappen ordenen
- Dossiervorming compleet maken
- Opleverdocumenten voorbereiden
Communicatie & klantcontact
- Mailbox en telefoonverkeer afhandelen
- Planning en wijzigingen communiceren
- Vragen van klanten of bewoners snel beantwoorden
- Serviceverzoeken registreren en doorzetten
HR & teamondersteuning
- Urenregistratie verzamelen
- Vakantie- en verlofaanvragen verwerken
- Nieuwe medewerkers voorbereiden op onboarding
- Medewerkers aansturen / taken in projectmanagement tool
Binnen één week staat er een virtual assistant voor je klaar
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Kosten van een virtual assistant
Een VA is géén extra FTE, maar een flexibele ondersteuning die meebeweegt met jouw drukte. Je betaalt alleen voor de uren die je nodig hebt. Zonder vaste lasten, werkgeverskosten of risico bij ziekte.
Typische inzet voor bouwbedrijven:
- 4–8 uur per week voor kleine aannemers
- 8–16 uur per week voor MKB bouwbedrijven
- Flexibele opschaling bij grote projecten, piekdrukte of vakanties
De kosten vallen vaak in het niet bij de tijd die jij en je team terugkrijgen, de rust die ontstaat en de fouten die voorkomen worden.
Een extra rechterhand nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.