Administratieve ondersteuning uitbesteden?
Administratieve ondersteuning uitbesteden betekent dat je alle ruis als ondernemer niet langer alleen hoeft te dragen. Een virtuele administratief medewerker richt je backoffice strak in, neemt uitvoerende administratieve taken over en zorgt dat je weer kunt sturen op actuele, kloppende informatie.
Wat is administratieve ondersteuning?
Administratieve ondersteuning gaat over het structureel organiseren en uitvoeren van je dagelijkse administratie en backoffice-taken. Denk aan facturatie, inkoopverwerking, debiteurenbeheer, documentbeheer en het bijwerken van klant- en projectgegevens. In plaats van dat administratie “erbij” gedaan wordt door de ondernemer of een overbelaste collega, krijgt het een duidelijke plek bij iemand die hier dagelijks mee bezig is.
Onze virtuele administratief medewerkers werken op afstand in de systemen die jullie al gebruiken: van boekhoudpakketten en CRM tot projecttools en cloudopslag. We nemen niet de rol van je boekhouder of accountant over, maar zorgen dat alles wat daar terechtkomt: volledig, overzichtelijk en op tijd is. Zo wordt administratieve ondersteuning op afstand een verlengstuk van je team: je backoffice blijft draaien, ook als het druk is of iemand uitvalt.
Administratieve taken die je vandaag al kunt uitbesteden
Binnen administratieve ondersteuning kun je als MKB-bedrijf veel meer uit handen geven dan alleen facturen versturen. Denk aan:
- Opstellen en versturen van verkoopfacturen en verwerken van inkoopfacturen.
- Debiteurenbeheer: openstaande posten monitoren, herinneringen en aanmaningen versturen.
- Verzamelen, controleren en digitaal opslaan van bonnetjes, contracten en andere documenten.
- Bijwerken van klant-, leverancier- en projectgegevens in CRM of andere systemen.
- Ondersteuning bij offertes: gegevens verzamelen, documenten opmaken, verzenden en opvolgen.
- Opstellen van eenvoudige overzichten, zoals omzet per maand, klant of project.
Je bepaalt zelf welke onderdelen je overdraagt. We kunnen starten met één proces (bijvoorbeeld facturatie) en de scope uitbreiden zodra de basis staat.
We ondersteunen bij elke fase
Virtual assistant voor je eenmanszaak
Virtual assistant voor je groeiende onderneming
Virtual assistant voor het groot MKB
High End Executive op afstand
Een greep uit de sectoren die we helpen met administratie ondersteuning
Voor wie is administratieve ondersteuning uitbesteden geschikt?
Administratieve ondersteuning uitbesteden is vooral geschikt voor kleine bedrijven waar de administratie is meegegroeid met de omzet, maar de bezetting niet. Denk aan bureaus, (technische) dienstverleners, consultancy- of bouwbedrijven met meerdere projecten, terugkerende facturatie en verschillende systemen. Vaak ligt de administratie verspreid over de ondernemer, een office manager, iemand op finance en af en toe projectleiders.
Herken je dat er aan het einde van de maand structureel facturen blijven liggen? Dat niemand precies weet welk document waar staat, of dat je boekhouder elke periode een lijst met ontbrekende stukken mailt? Of dat je pas achteraf ziet dat een klant of project te lang onbetaald openstaat? Dan is dat een signaal dat administratieve ondersteuning op afstand je organisatie stabieler, professioneler en minder kwetsbaar kan maken.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Waarom administratieve ondersteuning via een virtual assistant?
Een virtual assistant is geen tijdelijke uitzendkracht die je wekelijks opnieuw moet inwerken, maar een vaste backoffice-partner op afstand. Je krijgt iemand die jullie processen leert kennen, meedenkt over verbetering én de uitvoering op zich neemt. Waar software stopt, gaat je VA door: uitzonderingen oppakken, ontbrekende gegevens najagen, klanten en leveranciers netjes te woord staan en zorgen dat alles consequent in dezelfde systemen terechtkomt.
Werk je via een bureau, dan heb je bovendien extra zekerheid. Er is back-up bij vakantie of ziekte, specifieke kennis om workflows en automatisering goed neer te zetten en de mogelijkheid om tijdelijk op te schalen als je bijvoorbeeld een drukke periode ingaat of een groot project start. Bij veel van onze MKB-klanten zien we dat de combinatie van een virtuele administratief medewerker + slimme systemen het verschil maakt tussen “achter de feiten aanlopen” en een backoffice die je groei ondersteunt.
Hoe werkt het?
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Meer overzicht en grip met het uitbesteden van administratieve ondersteuning
Het grootste voordeel van administratieve ondersteuning uitbesteden is dat je weer overzicht en grip krijgt op je backoffice. Je weet dat facturen op tijd verstuurd worden, dat openstaande posten actief worden opgevolgd en dat belangrijke documenten vindbaar en compleet zijn. Dat maakt gesprekken met je boekhouder, bank of investeerders een stuk relaxter, omdat je cijfers betrouwbaar zijn.
Daarnaast verlaagt het de druk op jou en je team. Taken die nu versnipperd liggen en vaak eindigen op het bord van de ondernemer, worden gebundeld bij iemand die daar de hele dag mee bezig is. Dat verkleint de foutkans, verhoogt de professionaliteit richting klanten en leveranciers en maakt je minder afhankelijk van één interne collega die “alles weet”. In de praktijk merken veel MKB-bedrijven dat er merkbaar meer rust in de organisatie komt zodra de administratie strak en voorspelbaar loopt.
Hoeveel kost administratieve ondersteuning?
De kosten van administratieve ondersteuning uitbesteden hangen af van de omvang van je bedrijf, het aantal transacties en welke processen je wilt overdragen. Voor sommige organisaties is een paar uur per week voldoende om facturatie, debiteuren en documentbeheer goed te organiseren. Voor andere bedrijven met veel projecten of verschillende businesslijnen is een ruimer pakket logischer.
We werken met flexibele, schaalbare pakketten voor klein MKB. Je zit niet vast aan een fulltime administratief medewerker; je betaalt voor de uren die je nodig hebt en kunt opschalen of afschalen als je organisatie verandert. Vaak zien we dat de investering zich terugverdient in tijdwinst, minder fouten, een betere cashflow en een backoffice die niet langer een rem is, maar een solide basis onder je groei.
Administratie ondersteuning nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.