Administratieve ondersteuning uitbesteden?
Administratieve ondersteuning uitbesteden betekent dat je alle ruis als ondernemer niet langer alleen hoeft te dragen. Een virtuele administratief medewerker richt je backoffice strak in, neemt uitvoerende administratieve taken over en zorgt dat je weer kunt sturen op actuele, kloppende informatie.
Wat is administratieve ondersteuning?
Administratieve ondersteuning gaat over het structureel organiseren en uitvoeren van je dagelijkse administratie en backoffice-taken. Denk aan facturatie, inkoopverwerking, debiteurenbeheer, documentbeheer en het bijwerken van klant- en projectgegevens. In plaats van dat administratie “erbij” gedaan wordt door de ondernemer of een overbelaste collega, krijgt het een duidelijke plek bij iemand die hier dagelijks mee bezig is.
Onze virtuele administratief medewerkers werken op afstand in de systemen die jullie al gebruiken: van boekhoudpakketten en CRM tot projecttools en cloudopslag. We nemen niet de rol van je boekhouder of accountant over, maar zorgen dat alles wat daar terechtkomt: volledig, overzichtelijk en op tijd is. Zo wordt administratieve ondersteuning op afstand een verlengstuk van je team: je backoffice blijft draaien, ook als het druk is of iemand uitvalt.
Administratieve taken die je vandaag al kunt uitbesteden
Binnen administratieve ondersteuning kun je als MKB-bedrijf veel meer uit handen geven dan alleen facturen versturen. Denk aan:
- Opstellen en versturen van verkoopfacturen en verwerken van inkoopfacturen.
- Debiteurenbeheer: openstaande posten monitoren, herinneringen en aanmaningen versturen.
- Verzamelen, controleren en digitaal opslaan van bonnetjes, contracten en andere documenten.
- Bijwerken van klant-, leverancier- en projectgegevens in CRM of andere systemen.
- Ondersteuning bij offertes: gegevens verzamelen, documenten opmaken, verzenden en opvolgen.
- Opstellen van eenvoudige overzichten, zoals omzet per maand, klant of project.
Je bepaalt zelf welke onderdelen je overdraagt. We kunnen starten met één proces (bijvoorbeeld facturatie) en de scope uitbreiden zodra de basis staat.
We ondersteunen bij elke fase
Virtual assistant voor je eenmanszaak
Virtual assistant voor je groeiende onderneming
Virtual assistant voor het groot MKB
High End Executive op afstand
Een greep uit de sectoren die we helpen met administratie ondersteuning
Voor wie is administratieve ondersteuning uitbesteden geschikt?
Administratieve ondersteuning uitbesteden is vooral geschikt voor kleine bedrijven waar de administratie is meegegroeid met de omzet, maar de bezetting niet. Denk aan bureaus, (technische) dienstverleners, consultancy- of bouwbedrijven met meerdere projecten, terugkerende facturatie en verschillende systemen. Vaak ligt de administratie verspreid over de ondernemer, een office manager, iemand op finance en af en toe projectleiders.
Herken je dat er aan het einde van de maand structureel facturen blijven liggen? Dat niemand precies weet welk document waar staat, of dat je boekhouder elke periode een lijst met ontbrekende stukken mailt? Of dat je pas achteraf ziet dat een klant of project te lang onbetaald openstaat? Dan is dat een signaal dat administratieve ondersteuning op afstand je organisatie stabieler, professioneler en minder kwetsbaar kan maken.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Waarom administratieve ondersteuning via een virtual assistant?
Een virtual assistant is geen tijdelijke uitzendkracht die je wekelijks opnieuw moet inwerken, maar een vaste backoffice-partner op afstand. Je krijgt iemand die jullie processen leert kennen, meedenkt over verbetering én de uitvoering op zich neemt. Waar software stopt, gaat je VA door: uitzonderingen oppakken, ontbrekende gegevens najagen, klanten en leveranciers netjes te woord staan en zorgen dat alles consequent in dezelfde systemen terechtkomt.
Werk je via een bureau, dan heb je bovendien extra zekerheid. Er is back-up bij vakantie of ziekte, specifieke kennis om workflows en automatisering goed neer te zetten en de mogelijkheid om tijdelijk op te schalen als je bijvoorbeeld een drukke periode ingaat of een groot project start. Bij veel van onze MKB-klanten zien we dat de combinatie van een virtuele administratief medewerker + slimme systemen het verschil maakt tussen “achter de feiten aanlopen” en een backoffice die je groei ondersteunt.
Hoe werkt het?
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Meer overzicht en grip met het uitbesteden van administratieve ondersteuning
Het grootste voordeel van administratieve ondersteuning uitbesteden is dat je weer overzicht en grip krijgt op je backoffice. Je weet dat facturen op tijd verstuurd worden, dat openstaande posten actief worden opgevolgd en dat belangrijke documenten vindbaar en compleet zijn. Dat maakt gesprekken met je boekhouder, bank of investeerders een stuk relaxter, omdat je cijfers betrouwbaar zijn.
Daarnaast verlaagt het de druk op jou en je team. Taken die nu versnipperd liggen en vaak eindigen op het bord van de ondernemer, worden gebundeld bij iemand die daar de hele dag mee bezig is. Dat verkleint de foutkans, verhoogt de professionaliteit richting klanten en leveranciers en maakt je minder afhankelijk van één interne collega die “alles weet”. In de praktijk merken veel MKB-bedrijven dat er merkbaar meer rust in de organisatie komt zodra de administratie strak en voorspelbaar loopt.
Hoeveel kost administratieve ondersteuning?
De kosten van administratieve ondersteuning uitbesteden hangen af van de omvang van je bedrijf, het aantal transacties en welke processen je wilt overdragen. Voor sommige organisaties is een paar uur per week voldoende om facturatie, debiteuren en documentbeheer goed te organiseren. Voor andere bedrijven met veel projecten of verschillende businesslijnen is een ruimer pakket logischer.
We werken met flexibele, schaalbare pakketten voor klein MKB. Je zit niet vast aan een fulltime administratief medewerker; je betaalt voor de uren die je nodig hebt en kunt opschalen of afschalen als je organisatie verandert. Vaak zien we dat de investering zich terugverdient in tijdwinst, minder fouten, een betere cashflow en een backoffice die niet langer een rem is, maar een solide basis onder je groei.
Veelgestelde vragen over administratieve ondersteuning
Wat kost administratieve ondersteuning uitbesteden door een virtual assistant?
De kosten voor het uitbesteden van administratieve ondersteuning bij Virtual-Assistant Company hangen af van het gekozen, flexibele abonnement. Je kunt al starten met het Growth Plan voor twintig uur per maand. Dit kost elfhonderdvijftig euro, exclusief btw. Heb je meer uren nodig? Dan is er het Pro Plan voor tweeëndertig uur tegen achttienhonderdacht euro per maand. Voor grotere behoeftes bieden we het Business Plus Plan van veertig uur voor tweeduizend tweehonderdtwintig euro of het Enterprise Plan van tachtig uur voor vierenveertighonderdveertig euro per maand. Dit is zeer voordelig, omdat je geen extra kosten hebt voor een werkplek, verzekeringen of af te dragen premies. Alles zit in de vaste pakketprijs en je weet dus altijd precies waar je aan toe bent.
Bekijk hier de tarieven >
Hoe werkt administratieve ondersteuning uitbesteden door een virtual assistant?
Het proces van uitbesteden bij de Virtual-Assistant Company is gestructureerd in zes heldere stappen. Wij beginnen altijd met een uitgebreide kennismaking. Tijdens dit oriënterende gesprek bespreken wij jouw verwachtingen en wensen uitvoerig. Vervolgens zoeken wij een passende assistent die naadloos op jouw bedrijf aansluit. Bij een wederzijds akkoord organiseren we een formele kick-off, waarbij we het contract met geheimhoudingsclausule tekenen. Ook delen we hier inloggegevens en maken we een efficiënt werkplan. Daarna start de echte samenwerking met jouw vaste assistent. Ten slotte bieden we voortdurende ondersteuning en organiseren we regelmatige evaluatiegesprekken om de kwaliteit te waarborgen. Mochten er problemen zijn, dan schieten wij direct te hulp. Ook bij ziekte of vakantie verzorgen wij altijd direct een adequate en professionele vervanger.
Voor wie is administratieve ondersteuning uitbesteden geschikt?
Administratieve ondersteuning uitbesteden aan een virtual assistant is uiterst geschikt voor diverse soorten ondernemers en bedrijven. Het aanbod richt zich specifiek op de zelfstandige eenmanszaak, het snel groeiende midden- en kleinbedrijf, het grote MKB en tevens op high-end executive assistance voor directies. Onze virtuele assistenten maken een merkbaar verschil in talloze branches. Zo ondersteunen wij succesvol aannemers, bouwbedrijven, advocaten, juristen, consultants, coaches en organisaties binnen de financiële dienstverlening. Daarnaast zijn we actief in de zorgsector, de evenementenbranche, de horeca, mediabureaus, communicatiebureaus, de ICT, technologiebedrijven en diverse productiebedrijven. Eigenlijk is deze dienstverlening perfect voor iedere drukke ondernemer die dagelijks te veel kostbare tijd kwijt is aan de e-mails, rinkelende telefoons en administratie, en daardoor helaas niet toekomt aan het belangrijke ondernemen.
Zijn de virtual assistants Nederlands?
De virtuele assistenten van de Virtual-Assistant Company zijn gericht op de Nederlandse markt en beheersen de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift. Hoewel we vanuit ons hoofdkantoor in Amsterdam werken, bieden wij ondersteuning op afstand aan ondernemers door het hele land. Communicatie is een van de belangrijkste selectiecriteria bij het werven van onze professionals. Wij selecteren uitsluitend op een proactieve communicatiestijl, enthousiasme voor het vak en de vaardigheid om uitstekend en foutloos te communiceren. Omdat wij voornamelijk werken met lokale Nederlandse bedrijven, zoals het Nederlandse MKB, eenmanszaken en grote nationale organisaties, is een vloeiende beheersing van de taal essentieel. Bovendien kunnen we indien gewenst voor jouw project een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag uit Nederland overhandigen voor extra zekerheid.
Zijn er ook gespecialiseerde administratieve virtual assistants?
Ja, wij bieden zeker gespecialiseerde administratieve virtual assistants aan. Bij het maken van de perfecte match kijken we altijd nauwkeurig naar de specifieke vaardigheden en de unieke superkracht van de professional. Er wordt in de meeste gevallen samengewerkt met één vaste assistent die goed past bij jouw bedrijf. Mocht dat gewenst zijn voor een zeer specifieke expertise, dan kan er altijd een andere gespecialiseerde assistent aanhaken. Daarnaast maken we voor complexe Human Resources, uitgebreide juridische vraagstukken, uitdagend projectmanagement of technische taken heel graag een op maat gemaakte offerte. Hierdoor verzekeren we jou dat elke complexe taak wordt opgepakt door een ervaren expert. Je bent dus altijd gegarandeerd van de juiste specialistische kennis en de allerbeste professionele ondersteuning voor jouw onderneming.
Wat houdt administratieve ondersteuning uitbesteden in?
Administratieve ondersteuning uitbesteden houdt in dat je structureel of projectmatig tijdrovende kantoortaken overdraagt aan een expert op afstand. Zo verwerkt de assistent nauwkeurig inkomende facturen, ordent belangrijke documenten overzichtelijk, houdt diverse bedrijfsspecifieke data actueel en handelt dagelijks simpele vragen van klanten adequaat af. Dit zorgt ervoor dat jouw overvolle inbox eindelijk weer beheersbaar wordt en het overzicht in je onderneming sterk groeit. Daarnaast kan de assistent helpen bij het optimaal stroomlijnen van backofficeprocessen door ordergegevens en klantstatistieken secuur bij te houden. Het uiteindelijke doel van deze uitbesteding is dat we je volledig ontzorgen. Hierdoor creëer je rust, behoud je focus op kerntaken en krijg je de broodnodige ruimte en kostbare tijd om aan de groei van je bedrijf te werken.
Wat doet een virtual assistant?
Een virtual assistant neemt een brede variatie aan operationele en administratieve taken uit handen. Dit omvat onder meer gedetailleerd agendabeheer, waarbij we complexe afspraken plannen en direct bevestigen. Ook verzorgen we professionele verkoopondersteuning door warme leads nauwgezet op te volgen en offertes netjes te verzenden. Op het gebied van klantenservice houden we actuele ticketsystemen accuraat bij en signaleren we terugkerende problemen tijdig. Daarnaast bieden we waardevolle ondersteuning bij HR, zoals het inplannen van sollicitatiegesprekken en het discreet beheren van complexe personeelsdossiers. Social media vormt eveneens geen enkel probleem; we plannen boeiende content zorgvuldig in en we beheren je berichten. Verder kan een assistent managementondersteuning bieden of de gehele backoffice effectief stroomlijnen, zodat jouw interne bedrijfsprocessen werkelijk fantastisch en vlekkeloos verlopen.
Hoe snel kan ik starten met een virtual assistant?
Wanneer je de beslissing neemt om administratieve ondersteuning effectief uit te besteden, wil je uiteraard graag vlug beginnen. Bij de Virtual-Assistant Company zorgen wij gelukkig voor een zeer vlotte opstartfase. In de meeste gevallen kan de fijne samenwerking al binnen slechts twee weken officieel van start gaan. Mocht het echt dringend zijn en heb je direct behoefte aan verlichting van jouw taken, dan zijn er ook speciale mogelijkheden om vrijwel onmiddellijk met de werkzaamheden aan te vangen. Tijdens het allereerste oriënterende kennismakingsgesprek bespreken we samen uitgebreid jouw specifieke planning en de directe behoeften. Wij regelen vervolgens razendsnel een perfect passende match en verzorgen direct al het papierwerk, inclusief het contract en de belangrijke geheimhoudingsverklaring, zodat jij onbezorgd verder kunt ondernemen.
Hoe flexibel is de inzet van een virtual assistant?
Flexibiliteit staat bij onze Virtual-Assistant Company absoluut voorop en het aanpassen van de samenwerking verloopt zeer gemakkelijk. Omdat ondernemingen voortdurend veranderen, groeit onze professionele dienstverlening altijd naadloos met jouw dynamische bedrijf mee. De uren in je gekozen abonnement zijn daardoor maandelijks eenvoudig op te schalen of desgewenst weer af te schalen, helemaal afhankelijk van wat jij op dat specifieke moment precies nodig hebt in je organisatie. Je bent niet gebonden aan vaste werknemers of starre verplichtingen, wat je uiteraard enorme financiële en tevens operationele vrijheid geeft. Daarnaast zorgen wij altijd voor handige back-up en een vervangende professional bij onvoorziene ziekte of geplande vakanties, zodat de belangrijke werkzaamheden gewoon zonder ook maar enige merkbare vertraging optimaal en ongestoord kunnen blijven doorgaan.
Administratie ondersteuning nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.