De beste virtual assistant
Je hebt de knoop doorgehakt. Je weet dat je het niet meer alleen kunt en je bent klaar om hulp in te schakelen. Het aanbod van Virtual Assistants (VA’s) is de afgelopen jaren enorm gegroeid. Als je op internet zoekt, vind je duizenden profielen. Dat is fijn, maar het maakt de keuze ook lastig. Want hoe weet je nu wie echt bij jou past?
Het kiezen van een VA is net als het aannemen van personeel: als je de verkeerde kiest, kost het je meer tijd en energie dan het oplevert. Maar als je de juiste match vindt, kan je bedrijf ineens veel harder groeien. In dit artikel helpen we je stap voor stap. Waar moet je op letten? Welke vragen moet je stellen? Zo vind jij de perfecte match.
Begin bij het begin: Wat heb je echt nodig?
Voordat je ook maar één gesprek voert, moet je eerst naar jezelf kijken. Veel ondernemers roepen “Ik heb hulp nodig!”, maar weten niet precies waarmee. Pak pen en papier. Schrijf een week lang alles op wat je doet. Markeer daarna de taken die je energie kosten, die je saai vindt, of die je eigenlijk niet zo goed kunt.
Zoek je iemand die je agenda beheert en telefoontjes pleegt? Of zoek je iemand die mooie plaatjes maakt voor Instagram? Dat zijn twee totaal verschillende mensen. Een boekhoudkundige VA is vaak heel nauwkeurig en rustig. Een marketing VA is vaak creatief en druk. Als je niet weet wat je zoekt, kun je het ook niet vinden. Maak dus eerst een hele duidelijke takenlijst.
Kies je voor een generalist of een specialist?
In de wereld van Virtual Assistants maken we onderscheid tussen twee types. De generalist en de specialist. Een generalist is een duizendpoot. Deze persoon kan van alles een beetje: mail beantwoorden, een hotel boeken, een factuur sturen en een blog online zetten. Dit is ideaal als je een allround rechterhand zoekt die je overal bij helpt.
Een specialist focust zich op één ding. Denk aan een VA die alleen maar technische websites bouwt, of iemand die expert is in Facebook advertenties. Als jij een specifiek probleem hebt, bijvoorbeeld dat je website traag is, heb je een specialist nodig. Zoek je iemand die dagelijks de ‘rommel’ achter je kont opruimt? Dan ben je beter af met een sterke generalist. Bedenk goed welk type bij jouw lijstje past.
Hebben jij en de virtueel assistent een klik?
Je gaat nauw samenwerken met je VA. Misschien spreek je deze persoon wel vaker dan je eigen partner of vrienden. Daarom is de ‘klik’ ontzettend belangrijk. Vertrouw hierbij op je onderbuikgevoel. Tijdens het eerste gesprek moet het goed voelen. Snapt deze persoon jouw humor? Voel je je op je gemak?
Als het gesprek stroef loopt, of als je je ergert aan de manier van praten, doe het dan niet. Ook niet als diegene hele goede papieren heeft. Als de communicatie niet lekker loopt, ontstaan er later misverstanden. Je moet het gevoel hebben dat je VA aan een half woord genoeg heeft. Bij Virtual-Assistant Company kijken we daarom altijd eerst naar de persoonlijkheid voordat we naar de vaardigheden kijken.
Welke systemen en tools moet de VA kennen?
Jij werkt waarschijnlijk met bepaalde programma’s. Misschien gebruik je Trello voor je taken, Moneybird voor je boekhouding en Outlook voor je mail. Het is heel handig als je nieuwe VA deze programma’s al kent. Dat scheelt jou namelijk heel veel inwerktijd. Je wilt niet urenlang uitleggen hoe Gmail werkt.
Vraag in het kennismakingsgesprek met welke tools de VA graag werkt. Misschien kent de VA wel programma’s die jij nog niet kent, maar die veel handiger zijn! Een goede VA is vaak heel handig met computers en software. Ze kunnen jou vaak adviseren over slimme apps waardoor jullie samenwerking nog sneller gaat. Is de VA digitaal niet zo handig? Dan is dat vaak een slecht teken voor een samenwerking op afstand.
Kijk naar waarde in plaats van kosten
Natuurlijk is de prijs belangrijk. De tarieven van VA’s lopen erg uiteen. Je hebt beginners die goedkoop zijn, en ervaren experts die een hoger tarief vragen. Laat je niet alleen leiden door de laagste prijs. Een goedkope VA die drie uur doet over een taak, is uiteindelijk duurder dan een dure VA die het in één uur perfect doet.
Bedenk wat het jou oplevert. Als jij door de hulp van een VA vijf uur per week extra tijd hebt om klanten te werven, wat levert dat je dan op? Waarschijnlijk veel meer dan de factuur van de VA. Zie het inhuren van een assistent dus niet als kostenpost, maar als een investering in de groei van je bedrijf. Goedkoop is in deze branche helaas vaak duurkoop.
Moet de VA proactief meedenken of alleen uitvoeren?
Dit is een belangrijke vraag om aan jezelf te stellen. Wil je iemand die precies doet wat jij zegt? “Stuur deze mail naar Piet.” Of wil je iemand die met je meedenkt? “Hé, ik zie dat Piet jarig is, zal ik een kaartje sturen?” De meeste ondernemers worden het gelukkigst van een proactieve VA.
Een proactieve assistent ziet werk liggen en pakt het op zonder dat jij het vraagt. Ze zien dat een proces sneller kan en stellen verbeteringen voor. Tijdens het sollicitatiegesprek kun je hiernaar vragen. Vraag bijvoorbeeld: “Wat zou je doen als je ziet dat ik een afspraak ben vergeten?” Het antwoord geeft je veel inzicht in of de VA afwachtend is of juist initiatief toont.
