Het belang van administratieve ondersteuning bij consultancy
In de consultancywereld is tijd letterlijk geld. Jouw verdienmodel is gebaseerd op uurtje-factuurtje of value-based pricing, waarbij jouw kennis en strategisch inzicht het product zijn. Elke minuut die jij besteedt aan het inboeken van facturen, het opmaken van een PowerPoint-presentatie of het puzzelen in agenda’s, is een minuut die je niet kunt declareren bij de klant of kunt investeren in acquisitie. Toch zien we vaak dat eigenaren van consultancybureaus, door hun perfectionisme en hoge kwaliteitsstandaard, moeite hebben om deze randzaken los te laten. Het gevolg is avonden doorwerken om de administratie bij te werken, wat ten koste gaat van je scherpte de volgende dag. Professionele administratieve ondersteuning voor consultancy is daarom geen luxe, maar een bedrijfseconomische noodzaak. Het stelt je in staat om je uurtarief te beschermen en je volledig te richten op de complexe vraagstukken van je cliënten.
Projectadministratie en contractbeheer binnen consultancy
De start van een nieuwe opdracht is vaak hectisch. Er moeten NDA’s getekend worden, inkoopnummers (PO-nummers) worden aangevraagd en contracten worden opgesteld. Als consultant wil je direct aan de slag met de inhoud, maar zonder de juiste administratieve inrichting loop je later vast bij de facturatie. Een virtual assistant (VA) die gespecialiseerd is in de zakelijke dienstverlening neemt dit proces uit handen. Zij of hij zorgt ervoor dat alle juridische documenten digitaal ondertekend worden via tools als DocuSign en correct worden gearchiveerd.
Daarnaast richt de ondersteuner de projectstructuur in binnen jouw tijdschrijfsysteem (zoals Harvest of Simplicate). De juiste budgetten worden toegekend en de teamleden worden gekoppeld. Dit lijkt een formaliteit, maar een strak ingerichte projectadministratie voorkomt dat je aan het einde van de maand uren moet corrigeren of discussies krijgt met de inkoopafdeling van de klant omdat een PO-nummer ontbreekt. Het zorgt voor een vliegende start van elk project.
Complexe agenda’s en stakeholdermanagement regelen met administratieve ondersteuning
In de consultancy werk je zelden 1-op-1. Je hebt te maken met stuurgroepen, projectteams en diverse stakeholders aan klantzijde die allemaal een volle agenda hebben. Het plannen van een maandelijkse rapportagevergadering met zes directeuren is een logistieke nachtmerrie die uren kan kosten aan heen-en-weer mailen. Dit is tijdverspilling voor een consultant met een hoog uurtarief.
Administratieve ondersteuning voor consultancy betekent hier dat iemand anders de regie voert over dit planningsproces. De VA fungeert als het contactpunt voor de secretaresses van jouw klanten. Met zachte hand maar duidelijke structuur zorgt deze persoon dat de afspraken in de agenda komen. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar beschikbaarheid, maar ook naar logistieke haalbaarheid (reistijd) en voorbereidingstijd. Jij krijgt simpelweg een uitnodiging in je agenda met alle benodigde stukken en de locatie, zodat je voorbereid en rustig aan tafel verschijnt.
Financiële administratie en bewaking onderhanden werk via een virtual assistant
Cashflow is cruciaal, zeker bij projecten met lange doorlooptijden. Het tijdig en correct versturen van facturen is essentieel, maar vaak een sluitpost in de agenda van de drukke consultant. Een VA zorgt voor een ritme in dit proces. Wekelijks of maandelijks worden de geschreven uren gecontroleerd op volledigheid en consistentie met de offerte.
Daarnaast speelt de bewaking van het ‘onderhanden werk’ (OHW) een grote rol. Ondersteuning kan hier signaleren wanneer een budget bijna uitgeput is. Voordat je over het budget heen gaat – wat leidt tot onbetaald werk of lastige gesprekken achteraf – krijg je een seintje. Zo kun je tijdig een meerwerk-offerte uitbrengen of het gesprek aangaan met de klant. Ook het debiteurenbeheer wordt overgenomen; een zakelijke, vriendelijke herinnering door een administratief assistent is vaak effectiever en minder ongemakkelijk dan wanneer jij als adviseur zelf moet bellen over geld.
Inzicht in declarabiliteit voor de consultancy
Het uitbesteden van administratie levert direct financieel voordeel op.
| Activiteit | Consultant (uurtarief €150+) | Virtual assistant (uurtarief €65) | Resultaat |
| Facturatieproces | Dure tijd, vaak uitgesteld, kans op fouten door haast. | Lagere kosten, stipt verstuurd, professionele lay-out. | Snellere betaling & cashflow. |
| Afspraken plannen | Frustrerend, onderbreekt focus en deep work. | Efficiënt, klantvriendelijk en proactief. | Behoud van concentratie. |
| Presentaties opmaken | Urenlang “klooien” met lijntjes en logo’s. | Strak in huisstijl, visueel sterk. | Professionele uitstraling. |
Het visueel perfectioneren van rapportages en presentaties met virtual assistants
Het eindproduct van een adviestraject is vaak een rapport of een presentatie. De inhoud is jouw expertise, maar het oog wil ook wat. Consultants besteden ongemerkt uren aan het uitlijnen van tekstvakken in PowerPoint, het zoeken naar rechtenvrije afbeeldingen of het checken van de huisstijl. Dit is geen goed gebruik van jouw tijd.
Een VA met grafische affiniteit kan hier wonderen verrichten. Jij levert de ruwe data, de bulletpoints en de verhaallijn aan in een concept. De ondersteuner vertaalt dit naar een strakke, visueel aantrekkelijke presentatie die voldoet aan de branding van jouw bureau. Grafieken worden leesbaar gemaakt en taalfouten worden eruit gehaald. Dit verhoogt niet alleen de kwaliteit van je oplevering, maar geeft je ook de rust dat je niet tot diep in de nacht met opmaak bezig bent voor een belangrijke deadline.
CRM en relatiebeheer: je netwerk is je kapitaal binnen de consultancy
Voor een consultancybedrijf komt nieuwe business vaak voort uit het bestaande netwerk. Het bijhouden van dit netwerk in een crm-systeem (customer relationship management) schiet er echter vaak bij in. Visitekaartjes blijven in jaszakken zitten en notities over de ambities van een klant verdwijnen in notitieboekjes. Administratieve ondersteuning voor consultancy richt zich sterk op het borgen van deze data.
Na een gesprek stuur je een foto van de aantekeningen of een voice-memo naar je VA. Deze zorgt dat de contactgegevens in het systeem komen, koppelt het juiste bedrijfsprofiel en zet direct een taak in jouw agenda om over drie maanden weer contact op te nemen. Ook kunnen ze LinkedIn-connectieverzoeken beheren of attenties verzorgen bij speciale gelegenheden. Zo blijft je sales-funnel gevuld en je netwerk warm, zonder dat jij dagelijks in databases hoeft te graven.
Kennismanagement en CV beheer bij tenders door een virtual assistant
Consultancybureaus doen vaak mee aan tenders of aanbestedingen. Een cruciaal onderdeel hiervan is het aanleveren van up-to-date cv’s van de in te zetten consultants, vaak in een specifiek format dat de opdrachtgever eist. Het is een enorme klus om bij elk nieuw project de cv’s van jezelf en je teamleden (of geassocieerde freelancers) om te bouwen en te actualiseren.
Een administratief ondersteuner beheert deze ‘cv-database’. Zodra een project is afgerond, zorgt de VA dat de projectbeschrijving wordt toegevoegd aan het cv en aan de lijst met bedrijfsreferenties (case studies). Wanneer er dan een tender komt, ligt 90% van het materiaal klaar. Jij hoeft alleen nog de specifieke klantvraag te beantwoorden. Dit verhoogt de reactiesnelheid en de kwaliteit van de inschrijving aanzienlijk, wat je win-kansen vergroot.
De flexibele schil en onboarding via je virtual assistant
Veel consultancybureaus werken met een ‘flexibele schil’ van zzp’ers om pieken in de werkdruk op te vangen. Het managen van deze flexibele laag brengt veel administratie met zich mee: modelovereenkomsten, VAR-verklaringen (of de opvolgers daarvan), en het regelen van toegang tot systemen.
De administratieve ondersteuning fungeert hier als de ‘traffic manager’. Zij zorgen voor een soepele onboarding van de inhuurkracht. Dit betekent dat het contract getekend is, dat ze toegang hebben tot de Sharepoint-omgeving en dat ze weten hoe ze hun uren moeten boeken voordat ze aan hun eerste werkdag beginnen. Dit straalt professionaliteit uit naar je partners en zorgt ervoor dat het projectteam direct operationeel is. Jij houdt de focus op de kwaliteit van de output van je team, terwijl de randvoorwaarden geruisloos geregeld zijn.
