Efficiënt werken met een Virtueel Assistent

Heb je het te druk? Ben je de hele dag bezig met e-mails, de telefoon en administratie? En kom je daardoor niet toe aan het laten groeien van je bedrijf?

Dat is vervelend, maar heel normaal voor ondernemers. Gelukkig is er een simpele oplossing. Bij Virtual-Assistant Company krijg je hulp van een ervaren assistent op afstand. Zo krijg jij weer tijd voor de dingen die je echt belangrijk vindt.

Stap 1

Kennismaking

Kennismaking tussen opdrachtgever en de Virtual-Assistant company. In een oriënterend gesprek bespreken we de wensen en verwachtingen.

Stap 2

Passende assistent

Bij de Virtual-Assistant company wordt een passende assistent gevonden en deze wordt voorgesteld aan de opdrachtgever.

Stap 3

Kick-off

Bij een ‘ja’ van beide kanten, organiseren wij een kick-off. Ook regelen wij het juridische stuk; wij sturen een contract met onder andere een geheimhoudingsclausule en indien nodig kunnen wij een VOG overhandigen.

Stap 4

Uitleg

De kick-off bestaat uit uitleg over de werkprocessen en werkzaamheden. Inloggegevens worden beschikbaar gesteld en een plan voor efficiënte (back office) inrichting kan worden gedeeld.

Stap 5

Start van de samenwerking

De samenwerking gaat van start. Er wordt in de meeste gevallen samengewerkt met een vaste VA. Wel kan een andere VA aanhaken mocht dat gewenst zijn voor een specifieke expertise.

Stap 6

Ongoing support

De Virtual-Assistant company blijft betrokken. Wij zullen evaluatie gesprekken houden en vinden het fijn om te weten hoe alles verloopt. Mocht er iets zijn, dan schieten wij te hulp. Ook als er back-up nodig is bij vakantie of uitval, dan helpen wij hierbij. Wij delen ook graag onze kennis op het gebied van efficiënte werkprocessen.

Hiermee kan een virtueel assistent jouw bedrijf helpen

Sales ondersteuning

We volgen leads op, plannen afspraken, verwerken CRM systeem updates en zorgen dat offertes en follow-ups op tijd de deur uitgaan.

Administratie ondersteuning

Facturen verwerken, documenten ordenen, data bijhouden en simpele klantvragen afhandelen. Je inbox blijft beheersbaar en je overzicht groeit.

HR ondersteuning

We plannen gesprekken, beheren dossiers, verwerken mutaties en houden deadlines in de gaten, zodat HR minder tijd kwijt is aan gedoe.

Agendabeheer uitbesteden

Onze virtual assistant beheert je agenda strak: afspraken plannen, schuiven, bevestigen en opvolgen met reminders.

Klantenservice ondersteuning

We houden tickets bij, zorgen voor duidelijke terugkoppeling en signaleren terugkerende issues, zodat klanten sneller geholpen worden en jij minder ruis hebt.

Leadopvolging uitbesteden

We bellen of mailen na, kwalificeren leads, plannen afspraken in en zetten alles netjes in je CRM systeem.

Social media ondersteuning

Onze virtual assistant helpt je bij planning en uitvoering: content inplannen, en DM’s beheren, basisrapportages maken en taken uitzetten voor design of copy.

Management ondersteuning

Onze virtual assistant ondersteunt het management met voorbereiding en opvolging zoals notulen en deadlines.

Backoffice ondersteuning

Onze virtual assistant versterkt je door processen te stroomlijnen: gegevens verwerken, order- en klantinfo bijhouden, en taken afstemmen tussen teams.

Inclusief bij een assistent via de Virtual-Assistant Company

In een kennismakingsgesprek kijken we naar jouw unieke bedrijf en kunnen we een strategie opstellen voor uitbesteding van werkzaamheden. Wellicht komt er nog iets anders naar voren dan
bovengenoemde zaken. Dan gaan we kijken voor een VA match hierin! Het doel is focus, groei en rust voor jou. De Virtual-Assistant company zorgt voor de oplossing. Onze service is meer dan een assistent.

Continue ondersteuning

hulp bij back-up en opvang bij ziekte en vakantie

Geen kosten voor een fysieke werkplek

Geen af te dragen premies

Flexibiliteit: makkelijk op- en afschalen qua uren

maandelijks aanpasbaar

Scherp houden op goede werkprocessen

en optimalisatie hiervan

Best practices gedeeld

uit onze ervaring met diverse projecten

Persoonlijke VA match

op basis van werkzaamheden, skills, persoonlijkheid, wensen

Persoonlijke begeleiding bij VA en opdracht

evaluatie gesprekken, contactpersoon

Streven naar een langdurige samenwerking

maar projectmatig is ook een mogelijkheid

We ondersteunen bij elke fase

Virtual assistant voor je eenmanszaak

Virtual assistant voor je groeiende onderneming

Virtual assistant voor het groot MKB

High End Executive op afstand

Hoe onze virtueel assistenten het verschil maken in diverse branches

Aannemers en bouwbedrijven

Advocaten en juristen

Consultants en coaches

Financiële dienstverlening

Voor de zorg

Evenementen en horeca

Trainers en coaches

Media en communicatie

Industrie & productie

Veelgestelde vragen over het inhuren van een virtueel assistent

Wat zijn de selectiecriteria voor een Virtual Assistant?

Bij de samenwerking met een VA letten wij op:

Skills: wat is hun specifieke superkracht en ervaring hierin?
Communicatie: proactief in communicatie, uitstekend in woord en geschrift.
Persoonlijkheid: enthousiasme voor het werk en de samenwerkingen met opdrachtgevers; Verantwoordelijkheid en om kunnen gaan met vertrouwelijke informatie.

Hoe wordt vertrouwelijke informatie beschermd?

Wij hebben procedures om kundig om te gaan met informatie. Zo wordt er bij voorkeur gewerkt in de beveiligde klantomgeving en niet op lokale apparatuur van de VA. Bestanden worden niet bewaard op eigen computers. Wij werken met beveiligde password managers. Wij hebben een clausule in de samenwerkingsovereenkomst over het niet delen van informatie. Daarbij is het een belangrijke selectiecriteria voor ons om goed om te kunnen gaan met vertrouwelijke informatie

Hoe flexibel zijn jullie met het op- en afschalen van uren?

Het aantal uren bij een samenwerking met een VA is maandelijks aanpasbaar. Dit geeft flexibiliteit in je bedrijf.

Hoe snel kan ik starten met een VA?

In de meeste gevallen kan de samenwerking binnen twee weken starten. Er zijn ook mogelijkheden om direct met werkzaamheden te beginnen indien nodig.

Benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen?

Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.