Wat is onze

Werkwijze

In een kennismakingsgesprek kijken wij naar jouw unieke bedrijf en kunnen wij een strategie opstellen voor uitbesteding van werkzaamheden. Het doel is focus, groei en rust voor jou. De Virtual-Assistant company zorgt voor de oplossing. Onze service is meer dan een assistent. Zie hieronder de stappen van onze werkwijze.

Stap 1

Kennismaking

Kennismaking tussen opdrachtgever en de Virtual-Assistant company. In een oriënterend gesprek bespreken we de wensen en verwachtingen.

Stap 2

Passende assistent

Bij de Virtual-Assistant company wordt een passende assistent gevonden en deze wordt voorgesteld aan de opdrachtgever.

Stap 3

Kick-off

Bij een ‘ja’ van beide kanten, organiseren wij een kick-off. Ook regelen wij het juridische stuk; wij sturen een contract met onder andere een geheimhoudingsclausule en indien nodig kunnen wij een VOG overhandigen.

Stap 4

Uitleg

De kick-off bestaat uit uitleg over de werkprocessen en werkzaamheden. Inloggegevens worden beschikbaar gesteld en een plan voor efficiënte (back office) inrichting kan worden gedeeld.

Stap 5

Start van de samenwerking

De samenwerking gaat van start. Er wordt in de meeste gevallen samengewerkt met een vaste VA. Wel kan een andere VA aanhaken mocht dat gewenst zijn voor een specifieke expertise.

Stap 6

Ongoing support

De Virtual-Assistant company blijft betrokken. Wij zullen evaluatie gesprekken houden en vinden het fijn om te weten hoe alles verloopt. Mocht er iets zijn, dan schieten wij te hulp. Ook als er back-up nodig is bij vakantie of uitval, dan helpen wij hierbij. Wij delen ook graag onze kennis op het gebied van efficiënte werkprocessen.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de selectiecriteria voor een Virtual Assistant?

Bij de samenwerking met een VA letten wij op:

Skills: wat is hun specifieke superkracht en ervaring hierin?
Communicatie: proactief in communicatie, uitstekend in woord en geschrift.
Persoonlijkheid: enthousiasme voor het werk en de samenwerkingen met opdrachtgevers; Verantwoordelijkheid en om kunnen gaan met vertrouwelijke informatie.

Hoe wordt vertrouwelijke informatie beschermd?

Wij hebben procedures om kundig om te gaan met informatie. Zo wordt er bij voorkeur gewerkt in de beveiligde klantomgeving en niet op lokale apparatuur van de VA. Bestanden worden niet bewaard op eigen computers. Wij werken met beveiligde password managers. Wij hebben een clausule in de samenwerkingsovereenkomst over het niet delen van informatie. Daarbij is het een belangrijke selectiecriteria voor ons om goed om te kunnen gaan met vertrouwelijke informatie

Hoe flexibel zijn jullie met het op- en afschalen van uren?

Het aantal uren bij een samenwerking met een VA is maandelijks aanpasbaar. Dit geeft flexibiliteit in je bedrijf.

Hoe snel kan ik starten met een VA?

In de meeste gevallen kan de samenwerking binnen twee weken starten. Er zijn ook mogelijkheden om direct met werkzaamheden te beginnen indien nodig.

Benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen?

Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.