Alles wat je moet weten over het werken met een Virtual Assistant
Als ondernemer heb je het druk. Je agenda puilt uit en je to-do lijst wordt elke dag langer. Je weet dat je hulp nodig hebt, maar wat voor hulp precies? Je hoort vaak de termen ‘Virtual Assistant’ en ‘Personal Assistant’ door elkaar heen gebruikt worden. Dat is verwarrend. Want hoewel ze allebei bedoeld zijn om jou te helpen, zijn het toch echt twee verschillende rollen.
Het is belangrijk om het verschil goed te begrijpen. Kies je de verkeerde vorm van ondersteuning, dan worden jouw problemen misschien niet opgelost. In dit artikel leggen we je precies uit wat de verschillen zijn. Zo kun jij de beste keuze maken voor jouw bedrijf en jouw leven.
Wat is een virtual assistant?
Een Virtual Assistant, vaak afgekort als VA, is een zelfstandige ondernemer. Deze persoon ondersteunt andere ondernemers vanuit een eigen locatie. Het woord ‘virtueel’ is hier het belangrijkst. Dit betekent dat de samenwerking volledig online verloopt. Je ziet elkaar meestal via het beeldscherm en spreekt elkaar via e-mail of telefoon.
Een VA wordt vaak ingehuurd voor specifieke taken binnen jouw bedrijf. Denk hierbij aan het beantwoorden van e-mails, het bijhouden van je website of het maken van facturen. Omdat een VA zelfstandig is, heeft hij of zij vaak meerdere klanten tegelijk. Jij bent dus niet de enige opdrachtgever. Dit maakt een VA heel flexibel. Je huurt de expertise in die je op dat moment nodig hebt, zonder dat je vastzit aan een contract voor onbepaalde tijd.
Wat is een Personal Assistant?
De term Personal Assistant (PA) bestaat al veel langer. Traditioneel gezien is dit iemand die heel dicht bij jou staat. Een PA is echt jouw rechterhand. Waar een VA zich vaak richt op taken binnen het bedrijf, richt een PA zich op jou als persoon. Het doel van een PA is om jouw leven zo makkelijk mogelijk te maken.
Een PA kent jou door en door. Ze weten hoe jij je koffie drinkt, hoe je het liefst reist en wat de verjaardagen van je familieleden zijn. De relatie is vaak intensiever dan bij een VA. Een PA denkt proactief mee over jouw hele dagindeling. Ze zorgen ervoor dat jij je alleen maar hoeft te focussen op je werk, terwijl zij de rest van de chaos om je heen regelen en structureren.
Een assistent op afstand of naast je aan het bureau?
Het meest zichtbare verschil zit in de werkplek. Zoals de naam al zegt, werkt een Virtual Assistant altijd op afstand. Het maakt niet uit of jij in Amsterdam zit en je VA in Groningen of zelfs in Spanje. Iedereen werkt vanuit zijn eigen huis of kantoor. Dit betekent dat je elkaar niet even bij het koffieapparaat tegenkomt.
Bij een klassieke Personal Assistant was het vroeger normaal dat deze bij jou op kantoor zat, vaak zelfs in de kamer naast je. Tegenwoordig zien we dit wel veranderen. Er zijn nu ook ‘Virtual Personal Assistants’. Zij doen het werk van een PA (dus heel persoonlijk en breed), maar werken wel vanuit huis. Toch blijft het verschil bestaan: een VA kies je bewust voor de afstand en efficiëntie, terwijl je bij een PA vaak de behoefte hebt aan iemand die gevoelsmatig dichterbij staat, fysiek of mentaal.
Wat zijn de taken van een virtual assistant en een personal assistant?
Dit is misschien wel het belangrijkste verschil om je keuze op te baseren. Een Virtual Assistant wordt meestal ingezet voor zakelijke taken. Je vraagt een VA om je social media te doen, je boekhouding voor te bereiden of klantvragen te beantwoorden. Het gaat echt om taken die horen bij de bedrijfsvoering. De VA zorgt dat het bedrijf blijft draaien.
Een Personal Assistant gaat een stap verder. Een PA doet vaak aan ‘lifestyle management’. Dit betekent dat ze ook privétaken oppakken. Moet er een cadeau gekocht worden voor je partner? Moet de auto naar de garage? Of moet er een vakantie geboekt worden voor het gezin? Een PA regelt het. Voor een PA lopen zakelijk en privé door elkaar heen, omdat ze weten dat jij pas rust hebt als alles geregeld is, niet alleen het werk.
De beschikbaarheid en flexibiliteit
Omdat een Virtual Assistant vaak voor meerdere klanten werkt, deel je zijn of haar tijd. Je spreekt vaak een vast aantal uren per maand af, of je betaalt per taak. Dit is heel handig als je niet genoeg werk hebt voor een hele week. Je kunt klein beginnen, bijvoorbeeld met vier uur per week, en dit langzaam opbouwen. Een VA is dus heel schaalbaar.
Een Personal Assistant werkt vaak meer uren voor één persoon. Omdat ze zo diep in jouw agenda en leven zitten, moeten ze vaak snel kunnen schakelen. Als jij op dinsdagochtend in paniek belt omdat je je paspoort bent vergeten, moet de PA dit direct oplossen. Daarom werken PA’s vaker voor een vast aantal dagen of dagdelen exclusief voor jou. Ze zijn vaak “stand-by” voor jou, terwijl een VA zijn tijd inblokt voor verschillende klanten.
Welke keuze past het beste bij jou?
De keuze tussen een VA en een PA hangt af van jouw pijnpunten. Heb je vooral last van werkdruk door specifieke taken? Ben je veel tijd kwijt aan administratie, social media of klantenservice? En wil je flexibel blijven in de kosten? Dan is een Virtual Assistant de beste keuze. Je besteedt taken uit die je zelf niet wilt of kunt doen.
Heb je vooral last van mentale onrust en chaos in je hele leven? Heb je het gevoel dat je nergens meer aan toekomt, zowel zakelijk als privé? Zoek je iemand die met je meedenkt en proactief dingen regelt voordat jij erom vraagt? Dan heb je meer aan een Personal Assistant.
Bij Virtual-Assistant Company begrijpen we dit verschil. Wij kunnen je helpen om te kijken welke vorm van ondersteuning jij nu nodig hebt om verder te groeien.
