Alles wat je moet weten over het werken met een Virtual Assistant
Als ondernemer ken je het gevoel ongetwijfeld: je bent je bedrijf gestart vanuit een passie en visie, maar in de praktijk word je opgeslokt door randzaken. In plaats van te werken aan je bedrijf, werk je vooral in je bedrijf. Je inbox puilt uit, administratie blijft liggen en social media wordt ‘er even bij gedaan’. Dit is precies waar Virtual-Assistant Company het verschil maakt. Wij geloven dat groei pas mogelijk is als jij je handen vrij hebt voor jouw kerntaken. In dit artikel leggen we haarfijn uit hoe een samenwerking met een virtual assistant (VA) jouw ondernemerschap naar een hoger niveau tilt en zorgen we voor helderheid over wat je wel én niet kunt verwachten.
Wat is een virtual assistant?
Een virtual assistant, vaak afgekort tot VA, is een zelfstandige professional die ondernemers en bedrijven op afstand ondersteunt bij uiteenlopende taken. Het is een veelvoorkomend misverstand dat een VA een robot of een stuk software is; het gaat hier om echte mensen met specifieke expertises. Bij Virtual-Assistant Company werken we met hoogopgeleide ondersteuners die opereren vanuit hun eigen kantoor. Omdat ze virtueel werken, ben je niet gebonden aan geografische beperkingen en hoef je geen fysieke werkplek of dure apparatuur te faciliteren.
Het grote voordeel van een VA ten opzichte van een traditionele werknemer is de flexibiliteit. Je zit niet vast aan complexe arbeidscontracten, doorbetaling bij ziekte of werkgeverslasten. Je neemt support af op basis van jouw behoeften, of dat nu een paar uur per week is of fulltime ondersteuning. Een VA is in feite jouw rechterhand op afstand, iemand die proactief meedenkt, processen stroomlijnt en eigenaarschap toont over taken die voor jou tijdrovend zijn, maar voor hen dagelijkse kost. Hierdoor ontstaat er direct ruimte in jouw agenda voor strategie en groei.
Kan ik meerdere virtueel assistenten inzetten?
Absoluut, en voor veel groeiende bedrijven is dit zelfs de meest strategische keuze. De term ‘virtual assistant’ suggereert soms dat het om één schaap met de vijf poten gaat, maar in de praktijk heeft iedereen zijn eigen talenten. Bij Virtual-Assistant Company zien we vaak dat klanten beginnen met één VA voor algemene ondersteuning, maar naarmate het bedrijf groeit, behoefte krijgen aan specialisten. Het is heel goed mogelijk om een team samen te stellen waarbij één VA zich richt op je complexe agenda en inbox, terwijl een andere VA puur ingezet wordt voor contentcreatie en social media.
Het inzetten van meerdere assistenten zorgt voor continuïteit en kwaliteit. Je bent niet afhankelijk van één persoon; als een VA op vakantie is, kan een collega taken waarnemen. Bovendien hoeft jouw PA (Personal Assistant) geen expert te zijn in boekhouding, en jouw marketing-VA hoeft geen reizen te boeken. Door taken te clusteren en toe te wijzen aan verschillende VA’s, profiteer je van specifieke expertise op elk vlak. Wij kunnen deze teamsamenstelling faciliteren, zodat jij één aanspreekpunt houdt maar wel profiteert van de kracht van een divers team dat perfect op elkaar is ingespeeld.
Kan mijn VA ook de telefoon opnemen?
Dit is een belangrijke vraag om verwachtingen helder te krijgen. Bij Virtual-Assistant Company hebben wij er bewust voor gekozen dat onze VA’s geen inkomende telefoonlijnen beantwoorden. Dit klinkt wellicht onlogisch voor een assistent, maar het is een keuze die direct bijdraagt aan de kwaliteit en efficiëntie van het werk dat we leveren. Onze virtual assistants werken namelijk vaak voor meerdere opdrachtgevers of werken aan taken die diepe concentratie vereisen, zoals het uitwerken van rapportages, content creatie of complex agendabeheer.
Als een VA constant gestoord wordt door rinkelende telefoons, gaat dit ten koste van de focus en de snelheid waarmee andere taken worden afgerond. Wij geloven heilig in de kracht van asynchrone communicatie. Contact verloopt daarom via e-mail, Slack, Teams of WhatsApp. Dit zorgt ervoor dat instructies altijd terug te lezen zijn, de VA zijn of haar tijd efficiënt kan indelen en de output van het werk veel hoger ligt. Natuurlijk kunnen onze VA’s wel uitbellen om afspraken te bevestigen of informatie in te winnen, maar wij fungeren niet als een telefonische antwoordservice. Voor pure telefonische opvang zijn er gespecialiseerde bureaus; wij focussen ons op inhoudelijke en operationele ondersteuning.
Wat zijn de taken van een virtual assistant?
De diversiteit aan taken die je kunt uitbesteden aan een virtual assistant is enorm. Het hangt volledig af van waar jouw knelpunten zitten en waar je bedrijf behoefte aan heeft. In de basis neemt een VA de operationele ruis weg, zodat jij je kunt focussen op de strategische muziek. Echter, omdat “alles” een vaag begrip is, zoomen we hieronder in op de meest voorkomende takenpakketten. Het is belangrijk om te weten dat onze professionals proactief zijn; ze voeren niet alleen uit wat je vraagt, maar kijken ook hoe processen slimmer of sneller kunnen. Hieronder vind je een overzicht van de populairste categorieën.
Complex Agendabeheer
Dit gaat veel verder dan alleen een afspraak inplannen. Een VA bewaakt je tijd als een poortwachter. Ze plannen afspraken in, maar zorgen ook voor voldoende reistijd en voorbereidingstijd tussen meetings door. Ze bevestigen afspraken, sturen herinneringen en regelen locaties of vergaderlinks. Conflicten in de agenda worden proactief opgelost voordat jij er überhaupt last van hebt. Zo begin jij je werkdag met een strakke, haalbare planning zonder verrassingen.
E-mail Management (Inbox Zero)
Een overvolle inbox is voor veel ondernemers een bron van stress. Een VA screent je mail, filtert spam eruit, en archiveert nieuwsbrieven. Belangrijker nog: ze beantwoorden standaardvragen zelfstandig of zetten concept-antwoorden voor je klaar. Mails die jouw directe aandacht nodig hebben, worden gemarkeerd of in een apart mapje gezet. Het doel is ‘Inbox Zero’, waarbij jij alleen nog maar de mails ziet die er echt toe doen.
Financiële Administratie
Hoewel een VA geen accountant is, kunnen ze wel een groot deel van het voorbereidende werk doen. Denk aan het verzamelen en ordenen van inkoopfacturen en bonnetjes, het opstellen en versturen van verkoopfacturen en het nabellen van openstaande debiteuren. Ze kunnen systemen als Moneybird of Exact bijhouden, zodat je boekhouder minder tijd kwijt is (wat jou weer geld bespaart) en jij altijd inzicht hebt in je cashflow.
Social Media & Content Support
Zichtbaarheid is essentieel, maar content maken kost tijd. Een VA kan je helpen met het inplannen van posts via tools, het beantwoorden van comments en DM’s, en het opmaken van visuals in bijvoorbeeld Canva. Ze kunnen blogs redigeren en plaatsen op je website, nieuwsbrieven opmaken in Mailchimp en versturen. Jij levert de ruwe input of het idee, de VA zorgt voor de uitvoering en distributie.
Klantenservice en Webcare
Je klanten verdienen snelle en vriendelijke antwoorden. Een VA kan fungeren als het eerste aanspreekpunt via e-mail of chatfuncties op je website. Ze beantwoorden veelgestelde vragen (FAQ), handelen klachten af volgens protocol of sturen de juiste informatie toe. Dit zorgt voor een hogere klanttevredenheid en zorgt ervoor dat jij niet de hele dag “aan” hoeft te staan voor elk wissewasje.
Het vinden van de juiste virtual assistant
Hoewel vaardigheden en tools belangrijk zijn, is de allerbelangrijkste factor voor succes in de samenwerking met een VA de persoonlijke klik. Omdat je nauw samenwerkt en vaak vertrouwelijke zaken deelt, moet er sprake zijn van een vertrouwensband. Een VA fungeert immers als het verlengstuk van jou en je bedrijf. De manier waarop zij communiceren met jouw klanten moet naadloos aansluiten bij jouw bedrijfscultuur en tone-of-voice.
Het selectieproces gaat daarom verder dan het scannen van een CV. Het gaat om het vinden van iemand die jouw werkritme begrijpt. Ben je iemand die ’s avonds laat nog ideeën spuit via WhatsApp, of houd je van strakke kantoortijden? Heb je behoefte aan iemand die tegengas geeft en kritisch meedenkt, of iemand die vooral snel uitvoert? Een goede VA-matchbureau of intermediair kijkt daarom niet alleen naar de ‘hard skills’, maar vooral naar de ‘soft skills’ en de persoonlijkheid van de ondernemer. Wanneer die chemie er is, voelt de VA niet als een externe leverancier, maar als een onmisbaar onderdeel van je team.
