Virtual Assistant voor media bureaus
Meer ruimte voor creatie, minder tijd kwijt aan planning en opvolging
Een virtual assistant (VA) voor media en communicatie neemt het vaste regelwerk uit handen en brengt structuur in processen en communicatie. Remote, flexibel en op een manier die past bij jouw bureau.
Wat doet een virtual assistant voor media- & communicatiebureaus?
Een VA ondersteunt bureaus bij de organisatie achter content en campagnes. Concreet betekent dit dat een VA:
Projecten en planningen bijhoudt, zodat deadlines gehaald worden
Communicatie en opvolging regelt met klanten en freelancers
Documenten en assets ordent, zodat je niet blijft zoeken
Repeterende taken uitvoert op vaste momenten, volgens jullie werkwijze
Rust brengt in de dag door kleine taken en onderbrekingen te verminderen
Waarom heeft een media- of communicatiebureau een VA nodig?
Je team houdt focus op creatie en strategie.
Omdat planning, opvolging en administratie niet steeds tussendoor hoeven.
Projecten lopen strakker door.
Deadlines, feedback en akkoordmomenten worden bewaakt.
Klantcommunicatie wordt consistenter.
Sneller reageren, duidelijkere updates en minder misverstanden.
Je zoekt minder en levert sneller op.
Assets en documenten staan logisch geordend, met versiebeheer.
Je kunt makkelijk opschalen bij pieken.
Bij grote campagnes, producties of drukke maanden zet je extra uren in, zonder vaste aanname.
Taken waarbij een VA je mediabureau helpt
Projectmanagement & planning
Projectplanningen bijhouden (campagnes, contentkalenders, producties)
Deadlines bewaken en reminders sturen naar team/klant
Takenlijsten maken en updaten (wie doet wat, wanneer klaar)
Briefings verzamelen en compleet maken (input, doelgroep, tone of voice)
Overleggen plannen (kick-off, feedback, oplevering) en actielijsten uitwerken
Klantcommunicatie & opvolging
Inkomende mail structureren en beantwoorden met templates
Statusupdates sturen (“dit is de stand”, “dit hebben we nodig”, “dit is de planning”)
Feedback ophalen en bundelen (één overzicht in plaats van 10 mails)
Go/No-go’s bewaken en akkoordmomenten vastleggen
Follow-ups doen op ontbrekende input, materialen of beslissingen
Content- en assetorganisatie
Bestanden ordenen (Google Drive/Dropbox/SharePoint)
Versiebeheer bewaken (juiste doc, juiste ontwerp, juiste copy)
Contentbriefings en captions klaarzetten per kanaal
Feedbackrondes verwerken in een overzicht (wat is aangepast, wat staat open)
Templates en formats beheren (briefing, planning, rapportage)
Sales support & bureau-administratie
Leads opvolgen en kennismakingsgesprekken plannen
Offertes klaarzetten op basis van input (scope, uren, deliverables)
CRM updaten (notities, acties, follow-ups)
Facturen en betalingen opvolgen (administratief, volgens jullie proces)
Uren/overzichten verzamelen voor projectmarges en rapportage
Binnen één week staat er een virtual assistant voor je klaar
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Kosten van een virtual assistant voor media- & communicatiebureaus
Een VA is geen vaste medewerker, maar flexibele ondersteuning. Je zet een VA in voor structurele ontlasting of tijdelijke extra capaciteit.
Typische inzet:
5–10 uur per week voor kleine bureaus of zelfstandige teams
10–20 uur per week voor bureaus met meerdere klanten en lopende projecten
Opschalen tijdens campagnepieken, productieweken of drukke contentmaanden
Je betaalt alleen voor de gewerkte uren. Geen werkgeverslasten, geen vaste contracten. Daardoor kun je snel starten en makkelijk bijsturen.
Extra ondersteuning nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Wil je weten welke taken je als eerste kunt uitbesteden, zodat je direct lucht krijgt in planning en klantcontact? Plan een kennismakingsgesprek. Dan kijken we naar jullie werkproces, waar het vastloopt en welke taken een VA het snelst kan overnemen.