Virtual assistant voor de zorg
Rust en overzicht voor praktijken, klinieken en zorgorganisaties
In de zorg draait het om aandacht, continuïteit en goede overdracht. Maar naast patiëntenzorg komt er een stevige laag aan administratie en coördinatie bij kijken.
De werkdruk is hoog, het aantal onderbrekingen ook. En precies daar helpt een virtual assistant voor de zorg: flexibele, remote ondersteuning die structuur aanbrengt, communicatie afhandelt en repeterende taken overneemt.
Wat doet een virtual assistant voor de zorg?
Een VA ondersteunt zorgprofessionals en zorgteams bij de organisatie achter de schermen. Concreet betekent dat een VA:
Planning, communicatie en administratie strak bijhoudt
Overzicht creëert in taken, documenten en verantwoordelijkheden
Vragen en verzoeken ordent en doorzet naar de juiste persoon
Terugkerende taken consistent uitvoert volgens jullie processen
De hoeveelheid “kleine onderbrekingen” zichtbaar reduceert
Waarom heb je als zorgorganisatie een virtual assistant nodig?
Je werkdruk daalt direct.
Omdat repeterende taken weggaan bij zorgprofessionals en praktijkleiding.
Je bereikbaarheid en opvolging verbeteren.
Minder losse eindjes, minder “ik kom er later op terug”, meer consistente communicatie.
Je processen worden strakker.
Overzichten, formats en vaste routines zorgen voor minder fouten en minder herstelwerk.
Je team houdt focus.
Minder schakelen tussen zorg en administratie betekent minder frictie in de dag.
Je schaalt op zonder gedoe.
Vakanties, piekdrukte, vervanging of achterstanden? Je zet extra uren in wanneer nodig, zonder vaste contracten.
Taken waarbij een VA de zorg verder helpt
Afsprakenbeheer & planning
Agenda’s beheren (consulten, intakes, MDO’s, teamoverleg)
Wachtrijen/wachtlijsten bijhouden (volgens jullie afspraken)
Overdrachtsmomenten en follow-ups plannen
Roosters en bezetting ondersteunen (basisadministratie)
Cliënt- en patiëntcommunicatie
Inkomende mail structureren en beantwoorden
Vragen inventariseren en bundelen voor het team
Informatie-aanvragen opvolgen (statusupdates, planning)
Standaardcommunicatie klaarzetten (bevestigingen, reminders)
Dossier- en documentbeheer
Documenten ordenen en versiebeheer bewaken
Intakeformulieren, toestemmingen en bijlagen verzamelen
Overzichten en checklists maken voor intake- en behandelprocessen
Werkinstructies, protocollen en formats beheren
Administratie & facturatieondersteuning
Facturen verzamelen, controleren op basisgegevens en doorzetten
Uren- of verrichtingenoverzichten voorbereiden
Declaraties en interne kostenoverzichten bijhouden
Betalingsopvolging en administratie-routines ondersteunen
Binnen één week staat er een virtual assistant voor je klaar
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Kosten van een virtual assistant in de zorg
Een VA is geen extra vaste medewerker, maar flexibele capaciteit die je inzet voor structurele ondersteuning of tijdelijke verlichting.
Typische inzet:
5–10 uur per week voor kleinere praktijken (huisartsen, paramedisch, GGZ-praktijk)
10–20 uur per week voor groepspraktijken, klinieken en zorgteams
Opschalen bij vakanties, ziekte, instroom of administratieve achterstand
Je betaalt alleen voor gewerkte uren. Geen werkgeverslasten, geen langdurige verplichtingen. In de praktijk verdien je dit terug doordat je team minder tijd verliest aan onderbrekingen en herstelwerk.
Extra ondersteuning nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Wil je weten welke taken je het beste als eerste uitbesteedt (en welke juist niet)? Plan dan een kennismakingsgesprek. Dan brengen we je werkdruk en processen in kaart, en doen we een voorstel dat past bij jouw organisatie.