Virtual assistant voor je groeiende onderneming
Je bedrijf groeit. Er komen meer klanten, meer projecten, meer afspraken en meer verwachtingen. Goed nieuws natuurlijk, maar ondertussen loopt je team steeds voller met randzaken.
Een virtual assistant (VA) helpt precies daar waar groei pijn begint te doen. Niet door nóg iemand in te huren op kantoor, maar door slim werk uit handen te nemen: planning, communicatie, backoffice, HR-klusjes, administratie, marketing-support.
Wat doet een virtual assistant voor je groeiende onderneming?
Voor een groeiende onderneming in het klein MKB is een virtual assistant de extra paar handen én hersenen die het overzicht bewaren. Een VA neemt structureel werk over dat belangrijk is, maar niet per se door jou of je kernteam gedaan hoeft te worden. Denk aan agendabeheer, e-mailmanagement, voorbereiden van meetings, bijhouden van lijsten en dashboards, opvolgen van leads, coördineren van kleine projecten en het draaiende houden van terugkerende processen.
Omdat een VA op afstand werkt, kan hij/zij naadloos inpluggen op jullie bestaande systemen: Office 365 of Google Workspace, CRM, projectmanagementtools en communicatiekanalen. Je krijgt een vaste contactpersoon die jullie tone of voice, klanten, processen en prioriteiten leert kennen. Zo voelt het alsof je er een collega bij hebt, zonder dat je structureel een extra FTE op de loonlijst zet.
Waarom heb je een virtual assistant nodig als MKB onderneming?
In de startfase kun je veel intern opvangen. Maar zodra je doorgroeit, wordt “we doen het er even bij” gevaarlijk:
- Belangrijke mails blijven liggen of worden te laat opgepakt
- Leads worden niet (op tijd) opgevolgd
- Deadlines en afspraken verschuiven steeds
- Je beste mensen besteden hun tijd aan randzaken in plaats van aan hun vak
- Jij als ondernemer bent vooral aan het managen van details, in plaats van sturen op groei
Een virtual assistant vangt precies dat werk af. Je verlaagt de druk op je team, voorkomt dat groei vertaalt naar chaos én je houdt de kwaliteit richting klanten hoog. In plaats van extra FTE’s aan te nemen “voor de zekerheid”, zet je een VA-team flexibel in. Zo kun je testen wat werkt, rustig opschalen en voorkomen dat je vastzit aan een te groot vast personeelsbestand.
Taken die je kunt uitbesteden aan een virtual assistant als MKB onderneming
Operationele- en managementsupport
- Agenda- en vergaderbeheer voor directie/MT
- Voorbereiden van meetings (stukken verzamelen, deelnemers afstemmen, acties bijhouden)
- Notuleren en opvolgen van actiepunten
- Reisplanning en praktische organisatie
Sales & klantgerichte ondersteuning
- Leads en aanvragen opvolgen
- Offertes uitsturen en nabellen / opvolgmailtjes versturen
- CRM bijhouden en gegevens up-to-date houden
- Klantcommunicatie voorbereiden, inplannen en structureren
- Social media en nieuwsbrief onderhoud
Backoffice & administratie
- Facturen versturen, betalingen monitoren en herinneringen
- Overzichten maken voor boekhouder/financiële administratie
- Contracten, afspraken en documenten ordenen en bewaken
Marketing & communicatiesupport
- Social media planning en eenvoudige contentplaatsing
- Nieuwsbrieven inplannen, testen en uitsturen
- Website-updates (teksten, kleine wijzigingen, blogs plaatsen)
Binnen één week staat er een virtual assistant voor je klaar
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Wat kost een virtual assistant voor je groeiende onderneming?
Een virtual assistant is geen extra fulltime medewerker, maar een flexibele capaciteitsschil om je kernteam heen. Dat betekent: je betaalt alleen voor de uren die je echt nodig hebt, en kunt op- of afschalen per periode.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Instappakket – geschikt als je vooral de ondernemer/directie wilt ontlasten
- Team-ondersteuningspakket – als meerdere collega’s taken bij een VA willen neerleggen
- Groei-/projectpakket – wanneer jullie in een groeifase zitten, een product lanceren of intern veel verandert
Belangrijker dan de precieze uurprijs is de rekensom die je zelf kunt maken: als je teamleden 5–10 uur per week vrijspelen voor hun kerntaken (sales, klantwerk, productontwikkeling), wat levert dat dan op ten opzichte van de investering in een VA? In de praktijk is de balans vrijwel altijd positief, en belangrijker nog: je wint ook rust, overzicht en kwaliteit richting je klanten.
Virtual-Assistant Company staat voor het MKB klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.