Virtual assistant voor de advocatuur
Betrouwbare ondersteuning voor advocaten en advocatenkantoren
Een virtual assistant voor de advocatuur helpt precies daar waar de druk het grootst is. Betrouwbare ondersteuning op afstand voor al het werk dat wel noodzakelijk is, maar niet per se door een advocaat zelf gedaan hoeft te worden. Zo verlaag je de werkdruk, verhoog je de efficiëntie en blijft de kwaliteit richting cliënten en wederpartijen op niveau.
Wat doet een virtual assistant voor de advocatuur?
Een virtual assistant (VA) ondersteunt advocaten en kantoren bij de dagelijkse praktijkvoering: van dossiervorming en agenda tot declaraties en cliëntcommunicatie.
Concreet betekent dit dat een VA:
- Zorgt dat dossiers netjes, compleet en up-to-date zijn,
- Je agenda en termijnen bewaakt,
- E-mails ordent en voorbereidt,
- Stukken en bijlagen gestructureerd klaarzet,
- Declaraties en urenregistratie helpt stroomlijnen
Omdat we op afstand werken, sluiten we naadloos aan op de systemen die je al gebruikt (bijvoorbeeld Office 365, Teams, documentmanagementsystemen, urenregistratie- en declaratiepakketten). Je werkt met een vaste VA die je praktijk, cliënten, voorkeuren en werkwijze leert kennen. Dat voelt als een hybride mix tussen juridisch secretaresse, managementassistent en praktijkmanager, met dezelfde zorgvuldigheid, maar meer flexibiliteit.
Waarom heb je als advocatenkantoor een virtual assistant nodig?
Allereerst omdat de werkdruk in de advocatuur structureel hoog is. Veel advocaten werken te veel uren, juist doordat zij ook alle randzaken zelf oppakken. Dat gaat uiteindelijk ten koste van focus, kwaliteit en werkplezier.
Daarnaast draait de advocatuur om betrouwbaarheid en zorgvuldigheid. Cliënten en wederpartijen verwachten snelle, correcte en professionele communicatie. Een overvolle inbox of een rommelig dossier zorgt voor risico’s: gemiste mails, vergeten acties, extra tijdverlies en stress vlak voor een deadline.
Een VA helpt dat te voorkomen door:
- Je te ontzorgen op administratief en organisatorisch vlak,
- Structuur aan te brengen in je agenda, inbox en dossiers,
- Afspraken en termijnen strak te bewaken,
- Processen efficiënter te maken, zodat je minder dubbel werk hebt.
Daarbovenop zorgt een VA voor efficiëntie-optimalisatie: repeterende taken worden slimmer ingericht, workflows worden vastgelegd en documenten worden beter beheerd. Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar ook rust in het hoofd en een professionelere uitstraling naar cliënten.
Taken waarbij een VA de advocatuur helpt
Dossiervorming & documentbeheer
Een VA zorgt dat digitale dossiers altijd op orde zijn: juiste mappenstructuur, actuele stukken, versies en bijlagen. Inkomende mail en documenten worden direct op de juiste plek opgeslagen, zodat je nooit hoeft te zoeken. Ook het verzamelen van producties, het controleren op volledigheid en het voorbereiden van bundels kan je VA uit handen nemen. Een virtual assistant voor je advocatenkantoor helpt je verder.
Agenda & termijnbewaking
Termijnen zijn cruciaal. Een virtual assistant helpt bij het plannen van zittingen, besprekingen en calls, én bij het bewaken van proces- en interne termijnen. Denk aan reminders, overzichtelijke weekplanningen en het vrijhouden van focusblokken om stukken uit te werken. Zo wordt jouw agenda een instrument dat je helpt, in plaats van extra stress geeft.
E-mail & cliëntcommunicatie
Een VA kan je inbox structureren, voorwerken en triage toepassen: wat is dringend, wat kan later, wat moet jij zelf doen en wat kan worden afgehandeld met een voorbereide reactie. Conceptmails naar cliënten, wederpartijen of derden kunnen door de VA worden klaargezet, zodat jij alleen nog inhoudelijk hoeft te finetunen en te accorderen.
Urenregistratie & declaraties
Veel advocaten ervaren urenregistratie en declaraties als een energieslurper. Een VA kan je helpen door overzichten te maken, uren bij te houden op basis van agenda en dossiers, declaraties voor te bereiden en te controleren of alle declarabele tijd goed is vastgelegd. Dat vergroot je declarabiliteit én voorkomt fouten richting cliënten en administratie.
Binnen één week staat er een virtual assistant voor je klaar
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Kosten van een virtual assistant
Een virtual assistant is géén extra advocaat of juridisch medewerker, maar een flexibele ondersteuningslaag om jouw praktijk heen. Je betaalt alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren en zit niet vast aan een fulltime dienstverband, werkgeverslasten of lange opzegtermijnen.
Afhankelijk van de omvang van je praktijk of kantoor kun je denken aan:
- Solo- of nichepraktijk: enkele uren per week voor dossiers, mail en agenda
- Klein tot middelgroot kantoor: vaste uren per week voor meerdere advocaten, plus extra inzet bij piekdrukte of grote zaken
- Groei- of fusiefase: tijdelijke opschaling om de werkdruk beheersbaar te houden
Belangrijk is vooral de rekensom: als jij of je teamleden per week meerdere uren terugkrijgen voor inhoudelijk, declarabel werk, verdient de investering in een VA zich al snel terug. Daarnaast koop je geen luxe, maar betrouwbaarheid, continuïteit en efficiëntie, waarden die in de advocatuur onmisbaar zijn.
Extra ondersteuning nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.