Secretaresse op afstand (Secretariële ondersteuning)
Van agenda en e-mail tot actielijsten en documenten: we brengen structuur aan, houden de vaart erin en creëren rust en regie in jouw dag. Dat doen we volledig remote, perfect aangesloten op jouw tools en werkstijl, zodat jij tijd overhoudt voor leiderschap, klanten en groei.
Wat doet een secretaresse op afstand?
Een secretaresse op afstand verzorgt de kern van je secretariaat, altijd bereikbaar, zonder vaste lasten. Denk aan agendabeheer, vergadercoördinatie, e-mailtriage en opvolging, documentbeheer, reisplanning en het voorbereiden van besluitvorming.
Waar een interne rol vaak beperkt is tot kantooruren, is remote ondersteuning flexibel en schaalbaar. We sluiten aan op je bestaande systemen (Google Workspace, Microsoft 365, CRM, projectsoftware) en zorgen voor heldere afspraken over responstijden en escalaties. Het resultaat is een professioneel georganiseerd secretariaat dat meebeweegt met jouw piekdrukte en projecten, zonder kwaliteitsverlies of afhankelijkheid van één persoon.
Taken die je vandaag al kunt uitbesteden binnen secretariële ondersteuning
We nemen zowel routine als projectmatige secretariële taken over:
- Agendabeheer & vergaderritme: plannen, herplannen, stukken verzamelen, deelnemers afstemmen, notuleren, actielijsten bijhouden.
- Inbox & correspondentie: triage, conceptantwoorden opstellen, opvolging bewaken, serviceafspraken en SLA’s controleren.
- Documenten & dossiervorming: sjablonen, versiebeheer, mapstructuur, contractenstroom en archivering.
- Reis & events: reizen boeken, declaraties coördineren, events en boardmeetings voorbereiden.
- CRM & backoffice: leads en contactmomenten registreren, offertes/PO’s begeleiden, factuurflows bewaken.
- Ad hoc support: research, presentaties voorbereiden, statusoverzichten en kwartaalplanningen opstellen.
We ondersteunen bij elke fase
Virtual assistant voor je eenmanszaak
Virtual assistant voor je groeiende onderneming
Virtual assistant voor het groot MKB
High End Executive op afstand
Sectoren die we helpen met secretariële ondersteuning
Voor wie is secretariële ondersteuning op afstand geschikt?
Voor MT’s en directies in het (grote) MKB met veel stakeholders en vergadercycli; voor snelgroeiende bedrijven waar operatie harder gaat dan structuur; voor agencies/consultancies en professionele dienstverleners met projectdruk en cliëntopvolging; én voor hybride/remote teams die ritme en documentatie belangrijk vinden.
Herken je signalen als een overvolle agenda, een inbox die jou bestuurt, acties die blijven zweven of beslissingen die wachten op jouw “ja”? Dan haalt een secretaresse op afstand de ruis eruit, borgt continuïteit en geeft je uren terug voor strategie, klanten en teams.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Waarom een secretaresse op afstand?
Een losse freelancer betekent afhankelijkheid van één agenda; een vaste FTE vraagt budget, werving en inwerken. Met ons VA-team krijg je een vaste secretaresse op afstand die jouw stijl leert kennen, plus back-up en aanvullende specialismen wanneer je opschaalt of bij afwezigheid. We werken met duidelijke processen, overdraagbare documentatie en een vast evaluatie ritme en kwaliteit als standaard, niet als toeval. Zo combineer je persoonlijke klik met de zekerheid van capaciteit en continuïteit, zonder frictie of wachttijden.
Hoe werkt het?
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Wat kost een secretaresse op afstand?
Geen organisatie is hetzelfde, daarom werken we modulair en schaalbaar. Start klein, en vergroot uren of scope zodra de waarde helder is. We kunnen ook tijdelijk opschalen wegens seizoensdrukte bijvoorbeeld, met dezelfde werkwijze en contactpersoon. Je betaalt alleen voor wat je nodig hebt, per maand aanpasbaar; rapportages maken inzichtelijk wat is opgepakt, wat het oplevert en waar optimalisatie zit. Zo houd je grip op kosten én resultaat, zonder vaste contractrisico’s.
Secretariële ondersteuning nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.