Project management ondersteuning nodig?
Je projecten zijn het hart van je groei. Maar als er meerdere tegelijk lopen, wordt het snel druk. Overleggen stapelen zich op, acties raken verspreid over mail en tools, en deadlines schuiven omdat niemand het totaal bewaakt.
Projectmanagement ondersteuning uitbesteden haalt ruis uit je projectweek. Een virtual assistant zorgt voor structuur, bewaakt acties en deadlines en houdt alle informatie op één plek. Zo worden projecten voorspelbaar, teams weten wat er van ze verwacht wordt en jij houdt ruimte over voor keuzes en groei.
Wat is projectmanagement ondersteuning (op afstand)?
Projectmanagement ondersteuning (ook wel projectondersteuning of PMO genoemd) is hulp bij alle praktische en organisatorische taken rondom een project. De projectmanager blijft verantwoordelijk voor de inhoud en het eindresultaat. De projectondersteuner zorgt dat het proces strak loopt: planning, acties, overleggen, documentatie en voortgang.
Op afstand werkt dat net zo goed: en vaak zelfs beter. We sluiten aan op jullie manier van werken en gebruiken jullie eigen systemen: Teams of Slack, Jira/Asana/Trello, SharePoint of Google Drive, CRM en planningssoftware. Je krijgt dus een vaste projectondersteuner die meedraait in je projecten, zonder vaste FTE en zonder dat iemand per se op kantoor hoeft te zitten.
Het doel: minder chaos, meer ritme. Projecten lopen niet meer op losse lijstjes of geheugen, maar op duidelijke afspraken en een overzichtelijk proces dat iedere week klopt.
Projectmanagement taken die je vandaag al kunt uitbesteden
Een virtual assistant kan veel projecttaken overnemen, zoals:
- Overleggen plannen en voorbereiden: uitnodigingen versturen, agenda’s opstellen, stukken verzamelen en vooraf delen.
- Notuleren en besluiten vastleggen: tijdens meetings notulen maken, besluiten helder uitschrijven en actiepunten concreet opschrijven.
- Actielijsten beheren: action logs bijhouden, deadlines bewaken en collega’s op tijd herinneren.
- Planning en mijlpalen volgen: projectplanning bijwerken, voortgang checken en signaleren als iets dreigt te schuiven.
- Documenten organiseren: mappenstructuur op orde, versiebeheer netjes, juiste documenten snel vindbaar.
- Risico’s en issues bijhouden: overzicht maken, status bewaken en op tijd escaleren als er actie nodig is.
- Statusupdates en rapportages: korte voortgangsoverzichten maken voor de klant, MT of stuurgroep.
We starten vaak met de onderdelen die direct lucht geven: meeting ritme, notulen/acties en documentstructuur. Zodra dat staat, breiden we uit naar planning en rapportage. Zo groeit de ondersteuning mee met jullie project drukte.
We ondersteunen bij elke fase
Virtual assistant voor je eenmanszaak
Virtual assistant voor je groeiende onderneming
Virtual assistant voor het groot MKB
High End Executive op afstand
Sectoren die we helpen als projectmanagement assistent
Voor wie is projectmanagement ondersteuning geschikt?
Voor organisaties die projectmatig werken en merken dat structuur achterblijft bij groei. Denk aan groeiende MKB-bedrijven met meerdere klantprojecten tegelijk, waar projectleiders ook inhoudelijk meedraaien en de coördinatie “erbij” doen. Of aan grotere MKB-teams met veel stakeholders per project, waar je zonder extra procesbewaking snel grip verliest.
Ook agencies, consultancy- en IT-bedrijven, bouw- en technische organisaties, events- en implementatie teams en interne projectgroepen halen hier veel voordeel uit. Zeker als projecten elkaar overlappen, teams hybride werken of er verschillende afdelingen moeten samenwerken.
Herken je signalen zoals acties die blijven zweven na een overleg, planningen die niet meer actueel voelen, documenten die verspreid staan of klanten die om meer duidelijkheid vragen?
Dan zorgt projectmanagement ondersteuning voor continuïteit, heldere opvolging en aantoonbare tijdwinst. En bij piekdrukte, nieuwe projecten of tijdelijke uitval kan een VA-team extra bijspringen, zonder kwaliteitsverlies.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Waarom projectmanagement ondersteuning via een virtual assistant?
Je kunt projectondersteuning intern beleggen, maar dan komt het meestal terecht bij iemand die al vol zit. Daardoor wordt het minder consistent gedaan en blijft het proces kwetsbaar. Een virtual assistant heeft juist focus op structuur, details en opvolging. Die bewaakt het ritme van het project, zodat jouw projectmanager zich kan richten op inhoud, keuzes en het team.
Daarnaast is het flexibel. Je hoeft geen fulltime PMO aan te nemen. Je start met een passend aantal uren per week of maand en schaalt op als je projectportefeuille groeit. Werk je via ons team, dan heb je ook back-up bij vakantie of ziekte en extra capaciteit als er ineens drie projecten tegelijk live gaan.
Zo haal je professionele projectondersteuning in huis, zonder vaste lasten en zonder afhankelijk te zijn van één persoon.
Hoe werkt het?
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Meer grip en rust met uitbestede projectmanagement ondersteuning
Als projectmanagement ondersteuning goed staat, merk je dat meteen. Meetings zijn beter voorbereid, actiepunten worden niet meer vergeten en iedereen weet wat er wanneer nodig is. Je ziet eerder waar een deadline schuift, waardoor je kunt bijsturen voordat het een probleem wordt.
Voor je projectmanager betekent dit minder administratie en minder ad-hoc druk. Voor je team betekent het meer duidelijkheid en minder ruis. En voor klanten of interne opdrachtgevers betekent het een professionelere samenwerking: zij krijgen op tijd updates en zien dat het project in control is.
Daarnaast wordt je organisatie minder kwetsbaar. Kennis en afspraken staan niet alleen in hoofden, maar in centrale systemen. Daardoor kun je makkelijker overdragen als iemand uitvalt of een nieuw teamlid instapt.
Hoeveel kost projectmanagement ondersteuning?
De kosten hangen af van het aantal projecten, de complexiteit en hoeveel taken je wilt overdragen. Soms is een paar uur per week al genoeg om meetingritme, actielijsten en documentatie strak te houden. Bij meerdere parallelle projecten of grotere teams is een ruimer pakket logisch.
We werken modulair en schaalbaar. Je start compact en breidt uit zodra de waarde duidelijk is. Komt er een drukke fase aan, zoals een implementatie, event of groot klantproject? Dan schalen we tijdelijk op met dezelfde werkwijze en contactpersoon. Wordt het rustiger, dan schaal je net zo makkelijk terug.
Zo betaal je alleen voor wat je nodig hebt, terwijl je projecten wél professioneel en voorspelbaar doorlopen. Wil je weten wat projectmanagement ondersteuning voor jouw situatie kan betekenen? Plan een kennismaking. We kijken samen naar je projecten en maken een voorstel dat past bij jouw organisatie en groei.
Projectmanagement assistent nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.