Complex agendabeheer, inbox en travel management
Je agenda zit vol overleg. Teammeetings, klantcalls, projectupdates, 1-op-1’s, stuurgroepen. Je gaat van afspraak naar afspraak, maar toch blijft het gevoel dat er weinig afkomt.
Complex agendabeheer, inbox en travel management uitbesteden zorgt dat niks blijven hangen. Een virtual assistant regelt alles eromheen: vooraf scherp, achteraf helder. Zo worden meetings korter, concreter en nuttiger.
Wat houdt voorbereiding en follow-up van meetings in?
Voorbereiding betekent dat alles vóór de meeting klopt. Het doel is helder, er is een agenda, de juiste mensen zijn uitgenodigd en iedereen heeft de stukken op tijd. Daardoor start je overleg scherp, zonder eerst tien minuten bij te praten.
Follow-up is wat er ná de meeting gebeurt. Denk aan notulen of een besluitenlijst, actiepunten met eigenaar en deadline, en een korte samenvatting naar de groep. Daarna bewaakt iemand de openstaande acties. Zo wordt een meeting een startpunt van uitvoering, niet het eindstation.
Onze VA’s beheren dit hele ritme op afstand, in jullie agenda’s en tools.
Taken die je vandaag al kunt uitbesteden
Een VA kan veel werk rondom meetings overnemen, zoals:
- Meetings plannen of verzetten, inclusief links of ruimtes regelen.
- Agenda en doel opstellen en vooraf afstemmen met de voorzitter.
- Stukken verzamelen, controleren en op tijd delen.
- Deelnemers herinneren aan voorbereiding en aanwezigheid.
- Notuleren of een compacte besluiten- en actielijst maken.
- Actiepunten vastleggen in jullie taken- of projecttool.
- Follow-up mail sturen met afspraken en deadlines.
- Open acties bewaken en mensen herinneren.
We starten met je belangrijkste overleggen en breiden uit zodra de werkwijze staat.
We ondersteunen bij elke fase
Virtual assistant voor je eenmanszaak
Virtual assistant voor je groeiende onderneming
Virtual assistant voor het groot MKB
High End Executive op afstand
Sectoren die we helpen met hun meetings
Voor wie is meeting voorbereiding en -follow-up geschikt?
Voor zelfstandigen met veel klantgesprekken, samenwerkingen of groepscalls. Je wilt goede notities en duidelijke afspraken, maar je hebt geen tijd om alles netjes uit te werken en op te volgen.
Voor groeiende bedrijven waar overleg een groot deel van de week inneemt. Notulen doen mensen erbij, actielijsten raken verspreid en daardoor lopen beslissingen en projecten vertraging op.
En voor management- en directieteams met vaste vergadercycli en veel stakeholders. Daar is zorgvuldige voorbereiding, duidelijke verslaglegging en strakke opvolging extra belangrijk.
Als je merkt dat overleg veel tijd kost en weinig oplevert, is dit een snelle manier om meer resultaat te halen uit dezelfde meetings.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Waarom ondersteuning via een virtual assistant?
Tools voor agenda’s en taken helpen, maar iemand moet het proces blijven trekken. Een VA pakt dat eigenaarschap.
Je VA zorgt dat:
- agenda’s op tijd klaar zijn;
- stukken er liggen vóór het overleg;
- besluiten en acties direct worden vastgelegd;
- follow-up niet wegzakt.
Zo hoeven teamleads of directieleden dit niet meer tussendoor te doen. Werk je met ons VA-team, dan is er ook continuïteit bij ziekte of vakantie en extra capaciteit in drukke periodes.
Hoe werkt het?
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Meer resultaat uit iedere meeting
Als voorbereiding en follow-up strak geregeld zijn, verandert je overleg direct. Meetings starten sneller, blijven bij het doel en eindigen met concrete afspraken.
Na afloop weet iedereen wat besloten is en wie wat doet. Acties blijven niet zweven, waardoor je minder hoeft te herhalen of bij te sturen. Dat scheelt tijd, maar ook frustratie. Je gaat van praten naar doen, met meer tempo en duidelijkheid.
Wat kost het uitbesteden van voorbereiding en follow-up van meetings?
De kosten hangen af van hoeveel meetings je wilt laten ondersteunen, hoe vaak ze zijn en of je kiest voor korte besluitenlijsten of uitgebreidere notulen.
Je kunt klein starten met één of twee vaste overleggen per week of maand. Werkt het goed en wil je meer structuur? Dan schaal je op. Je zit niet vast aan een fulltime rol, maar hebt wél een professioneel vergaderproces.
Wil je zien wat dit oplevert in jouw organisatie? Plan een kennismaking. We kijken samen naar je overlegstructuur en maken een passend voorstel.
Een online assistent nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.