Ondersteuning bij correspondentie en communicatie met stakeholders
Binnen je organisatie zijn dat collega’s, teamleads, MT of OR. Buiten je organisatie zijn dat klanten, leveranciers, partners, investeerders of toezichthouders. Iedereen wil op tijd informatie, duidelijke antwoorden en een goede toon.
Correspondentie en stakeholdercommunicatie uitbesteden betekent dat je het niet meer alleen draagt. Een virtual assistant helpt met het schrijven, ordenen en opvolgen van je berichten. Jij houdt regie, wij zorgen dat het scherp en op tijd de deur uitgaat.
Wat is correspondentie en stakeholdercommunicatie?
Dit gaat over alle berichten die je uitwisselt met mensen die betrokken zijn bij je organisatie.
- Interne stakeholders: mensen binnen je bedrijf, zoals medewerkers, teamleads, MT/directie, OR en projectteams.
- Externe stakeholders: partijen buiten je bedrijf, zoals klanten, leveranciers, partners, aandeelhouders, overheid of toezichthouders.
Goede stakeholdercommunicatie is meer dan informatie sturen. Het gaat om uitleggen wat er speelt, verwachtingen helder maken, vragen opvangen en signalen terughalen. Als dat goed gebeurt, voorkom je ruis en bouw je vertrouwen. Onze VA’s ondersteunen jou hierbij, in jouw naam en stijl.
Taken die je vandaag al kunt uitbesteden rondom correspondentie
Een VA kan veel werk rondom correspondentie overnemen, bijvoorbeeld:
- Conceptmails, brieven en memo’s schrijven voor interne of externe groepen.
- Updates rond projecten of veranderingen klaarzetten (aankondiging, Q&A, vervolgberichten).
- Berichten versimpelen naar duidelijke taal voor verschillende doelgroepen.
- Overzicht bijhouden: wie moet wanneer wat weten, en via welk kanaal?
- Nieuwsbrieven of interne updates voorbereiden en uitsturen.
- Inkomende vragen verzamelen, bundelen en doorzetten naar de juiste persoon.
- Notities uit overleggen vertalen naar een heldere update.
- Formats en afspraken vastleggen zodat iedereen consistent communiceert.
Complexe inhoud blijft bij jou of je specialisten. De VA zorgt dat de boodschap klopt, helder is en op tijd wordt verstuurd.
We ondersteunen bij elke fase
Virtual assistant voor je eenmanszaak
Virtual assistant voor je groeiende onderneming
Virtual assistant voor het groot MKB
High End Executive op afstand
Sectoren die we helpen met correspondentie en communicatie
Voor wie is deze ondersteuning geschikt?
Voor zelfstandigen die professioneel willen communiceren met klanten, deelnemers of samenwerkingspartners, maar nu veel op het laatste moment moeten mailen. Je wilt minder losse berichtjes en meer lijn in je communicatie.
Voor groeiende bedrijven waar interne en externe communicatie bij meerdere mensen ligt. Daardoor verschilt toon en inhoud per persoon, en is er weinig vaste aanpak. Je zoekt meer rust en voorspelbaarheid in wat je wanneer naar buiten brengt.
En voor management- en directieteams in grotere MKB-organisaties met veel stakeholders en gevoelige communicatie. Daar moet het zorgvuldig, snel en in de juiste woorden. Je wilt dat iemand voorbereidt en bewaakt, zodat jij alleen nog bijstuurt waar nodig.
Als belangrijke berichten te laat komen, onduidelijk zijn of blijven liggen, helpt deze ondersteuning direct.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Waarom via een virtual assistant?
Je kunt alles zelf schrijven, maar dan gebeurt het vaak onder tijdsdruk. Of je legt het neer bij een communicatieafdeling, maar die zit niet altijd in de dagelijkse praktijk. Een VA zit ertussenin: dichtbij genoeg om snel te schakelen, maar met ruimte om het netjes te doen.
Je VA:
- zet jouw input om naar duidelijke concepten;
- let op toon en doelgroep;
- zorgt dat deadlines worden gehaald;
- houdt overzicht over reacties en opvolging.
Werk je met ons team, dan kun je extra ondersteuning krijgen bij drukke fases zoals groei, reorganisatie of grote projecten.
Hoe werkt het?
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Minder gedoe, meer vertrouwen
Als je communicatie strak geregeld is, merk je dat snel. Berichten zijn duidelijker en consistenter. Mensen weten waar ze aan toe zijn en stellen minder herhaalvragen.
Voor jou betekent het:
- minder tijd kwijt aan losse mails en correctierondes;
- minder misverstanden;
- meer ruimte om te leiden en te beslissen.
En voor je organisatie betekent het meer draagvlak, meer rust en een professionelere uitstraling.
Wat kost ondersteuning bij stakeholdercommunicatie?
De kosten hangen af van hoeveel groepen je hebt, hoe vaak je communiceert en of je alleen concepten wilt of ook planning en bewaking.
Je kunt klein beginnen met hulp bij een paar terugkerende updates of één project. Heb je meer nodig, dan schalen we mee. Zonder vaste FTE, maar wel met vaste ondersteuning.
Wil je checken wat dit voor jou oplevert? Plan een kennismaking. We kijken naar je huidige communicatie en maken een voorstel dat past bij jouw situatie.
Klantenservice ondersteuning nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.