Klantenservice ondersteuning nodig?
In drukke weken blijft er altijd iets liggen. Je team schakelt continu tussen klantvragen en ander werk. En soms duik jij er zelf in, omdat het anders te lang duurt.
Herken je dat je service niet meer zo strak voelt als je zou willen? Dat responstijden wisselen en klanten soms moeten wachten op een antwoord? Klantenservice ondersteuning uitbesteden geeft rust. Een virtual assistant vangt vragen op, houdt overzicht en zorgt dat klanten snel en vriendelijk geholpen worden. Jij houdt tijd over voor klanten op hoger niveau, je team en groei.
Wat is klantenservice ondersteuning?
Klantenservice ondersteuning is hulp bij het dagelijkse klantcontact. Het gaat om bereikbaarheid, snelle antwoorden en goede opvolging via de kanalen die jij gebruikt. Niet alleen bij klachten, maar ook bij vragen vóór, tijdens en na de aankoop.
Een VA pakt de praktische laag op: inboxen beheren, vragen registreren, standaard vragen beantwoorden, ingewikkelde cases netjes doorzetten en opvolging bewaken. We werken in jouw systemen (mail, CRM, chat of ticketsysteem) en in jouw “tone of voice”. Voor klanten voelt het alsof ze gewoon met jouw organisatie praten, terwijl jij wél de structuur en capaciteit hebt om iedereen goed te helpen.
Taken die je vandaag kunt uitbesteden binnen klantenservice
- Klantmails lezen, sorteren, prioriteren en beantwoorden.
- DM’s en chatberichten oppakken of doorzetten.
- Standaardvragen direct afhandelen (status, planning, praktische info).
- Klachten of complexe vragen compleet maken en doorspelen.
- Terugbelverzoeken registreren en inplannen.
- Tickets aanmaken en bijhouden.
- FAQ’s en standaardantwoorden bijwerken.
- Follow-up bewaken tot alles is opgelost.
We ondersteunen bij elke fase
Virtual assistant voor je eenmanszaak
Virtual assistant voor je groeiende onderneming
Virtual assistant voor het groot MKB
High End Executive op afstand
Sectoren die we helpen met klantenservice ondersteuning
Voor wie is klantenservice ondersteuning geschikt?
Voor ondernemers en teams die merken dat klantcontact sneller groeit dan hun capaciteit. Denk aan groeiende MKB-bedrijven met een volle order- of projectportefeuille, waar vragen via mail, chat en social zich opstapelen terwijl iedereen al druk is met klanten. Of aan grotere MKB-organisaties met meerdere afdelingen en veel stakeholders, waar serviceafspraken, responstijden en opvolging belangrijk zijn om professioneel te blijven. Ook agencies, dienstverleners, e-commercebedrijven en software/tech-teams die dagelijks veel supportvragen krijgen, halen hier veel rust uit.
Herken je signalen als een inbox die nooit leeg raakt, klanten die vaker moeten herinneren, wisselende responstijden of collega’s die klantvragen “erbij” doen waardoor het soms blijft liggen?
Dan zorgt klantenservice ondersteuning voor continuïteit, een consistente klantbeleving en aantoonbare tijdwinst voor je organisatie. Bij piekdrukte, campagnes of tijdelijke uitval kan een VA-team bovendien extra bijspringen, zonder dat service inzakt of je opnieuw hoeft te werven en in te werken.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Waarom klantenservice ondersteuning via een virtual assistant?
Een extra medewerker aannemen kost werving, inwerken en vaste lasten. Een callcenter voelt vaak minder persoonlijk. Een VA is flexibel én werkt in jouw stijl.
Je VA brengt structuur in alle vragen, filtert wat direct kan, en bewaakt responstijden en opvolging. Werk je met ons VA-team, dan heb je back-up bij ziekte of vakantie en kun je snel opschalen bij drukte of campagnes. Zo groeit je service mee met je bedrijf.
Hoe werkt het?
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Wat levert klantenservice ondersteuning je op?
Je klanten krijgen sneller antwoord en voelen zich beter geholpen. Dat verhoogt vertrouwen en klanttevredenheid.
Intern ontstaat rust. Medewerkers hoeven minder te schakelen en kunnen focussen op inhoud en complexe cases. Jij krijgt meer overzicht over terugkerende vragen en kunt processen slimmer maken. Service wordt voorspelbaar en professioneel, ook als je blijft groeien.
Hoeveel kost klantenservice ondersteuning?
De kosten hangen af van het volume aanvragen, het aantal kanalen en hoeveel taken je wilt overdragen.
We werken met flexibele pakketten. Je kunt klein starten en opschalen als het nodig is. Bij piekdrukte zetten we tijdelijk extra uren in, zonder extra onboarding. Zo betaal je alleen voor wat je nodig hebt, zonder vaste FTE-risico’s.
Wil je weten wat dit voor jouw organisatie betekent? Plan een kennismaking. We kijken samen naar je huidige klantcontact en maken een passend voorstel.
Klantenservice ondersteuning nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.