De beste virtual assistant
Je hebt de knoop doorgehakt. Je weet dat je het niet meer alleen kunt en je bent klaar om hulp in te schakelen. Het aanbod van Virtual Assistants (VA’s) is de afgelopen jaren enorm gegroeid. Als je op internet zoekt, vind je duizenden profielen. Dat is fijn, maar het maakt de keuze ook lastig. Want hoe weet je nu wie echt bij jou past?
Het kiezen van een VA is net als het aannemen van personeel: als je de verkeerde kiest, kost het je meer tijd en energie dan het oplevert. Maar als je de juiste match vindt, kan je bedrijf ineens veel harder groeien. In dit artikel helpen we je stap voor stap. Waar moet je op letten? Welke vragen moet je stellen? Zo vind jij de perfecte match.
Begin bij het begin: Wat heb je echt nodig?
Voordat je ook maar één gesprek voert, moet je eerst naar jezelf kijken. Veel ondernemers roepen “Ik heb hulp nodig!”, maar weten niet precies waarmee. Pak pen en papier. Schrijf een week lang alles op wat je doet. Markeer daarna de taken die je energie kosten, die je saai vindt, of die je eigenlijk niet zo goed kunt.
Zoek je iemand die je agenda beheert en telefoontjes pleegt? Of zoek je iemand die mooie plaatjes maakt voor Instagram? Dat zijn twee totaal verschillende mensen. Een boekhoudkundige VA is vaak heel nauwkeurig en rustig. Een marketing VA is vaak creatief en druk. Als je niet weet wat je zoekt, kun je het ook niet vinden. Maak dus eerst een hele duidelijke takenlijst.
Kies je voor een generalist of een specialist?
In de wereld van Virtual Assistants maken we onderscheid tussen twee types. De generalist en de specialist. Een generalist is een duizendpoot. Deze persoon kan van alles een beetje: mail beantwoorden, een hotel boeken, een factuur sturen en een blog online zetten. Dit is ideaal als je een allround rechterhand zoekt die je overal bij helpt.
Een specialist focust zich op één ding. Denk aan een VA die alleen maar technische websites bouwt, of iemand die expert is in Facebook advertenties. Als jij een specifiek probleem hebt, bijvoorbeeld dat je website traag is, heb je een specialist nodig. Zoek je iemand die dagelijks de ‘rommel’ achter je kont opruimt? Dan ben je beter af met een sterke generalist. Bedenk goed welk type bij jouw lijstje past.
Hebben jij en de virtueel assistent een klik?
Je gaat nauw samenwerken met je VA. Misschien spreek je deze persoon wel vaker dan je eigen partner of vrienden. Daarom is de ‘klik’ ontzettend belangrijk. Vertrouw hierbij op je onderbuikgevoel. Tijdens het eerste gesprek moet het goed voelen. Snapt deze persoon jouw humor? Voel je je op je gemak?
Als het gesprek stroef loopt, of als je je ergert aan de manier van praten, doe het dan niet. Ook niet als diegene hele goede papieren heeft. Als de communicatie niet lekker loopt, ontstaan er later misverstanden. Je moet het gevoel hebben dat je VA aan een half woord genoeg heeft. Bij Virtual-Assistant Company kijken we daarom altijd eerst naar de persoonlijkheid voordat we naar de vaardigheden kijken.
Welke systemen en tools moet de VA kennen?
Jij werkt waarschijnlijk met bepaalde programma’s. Misschien gebruik je Trello voor je taken, Moneybird voor je boekhouding en Outlook voor je mail. Het is heel handig als je nieuwe VA deze programma’s al kent. Dat scheelt jou namelijk heel veel inwerktijd. Je wilt niet urenlang uitleggen hoe Gmail werkt.
Vraag in het kennismakingsgesprek met welke tools de VA graag werkt. Misschien kent de VA wel programma’s die jij nog niet kent, maar die veel handiger zijn! Een goede VA is vaak heel handig met computers en software. Ze kunnen jou vaak adviseren over slimme apps waardoor jullie samenwerking nog sneller gaat. Is de VA digitaal niet zo handig? Dan is dat vaak een slecht teken voor een samenwerking op afstand.
Kijk naar de waarde van een VA, in plaats van kosten
Natuurlijk is de prijs belangrijk. De tarieven van VA’s lopen erg uiteen. Je hebt beginners die goedkoop zijn, en ervaren experts die een hoger tarief vragen. Laat je niet alleen leiden door de laagste prijs. Een goedkope VA die drie uur doet over een taak, is uiteindelijk duurder dan een dure VA die het in één uur perfect doet.
Bedenk wat het jou oplevert. Als jij door de hulp van een VA vijf uur per week extra tijd hebt om klanten te werven, wat levert dat je dan op? Waarschijnlijk veel meer dan de factuur van de VA. Zie het inhuren van een assistent dus niet als kostenpost, maar als een investering in de groei van je bedrijf. Goedkoop is in deze branche helaas vaak duurkoop.
Moet de virtual assistant proactief meedenken of alleen uitvoeren?
Dit is een belangrijke vraag om aan jezelf te stellen. Wil je iemand die precies doet wat jij zegt? “Stuur deze mail naar Piet.” Of wil je iemand die met je meedenkt? “Hé, ik zie dat Piet jarig is, zal ik een kaartje sturen?” De meeste ondernemers worden het gelukkigst van een proactieve VA.
Een proactieve assistent ziet werk liggen en pakt het op zonder dat jij het vraagt. Ze zien dat een proces sneller kan en stellen verbeteringen voor. Tijdens het sollicitatiegesprek kun je hiernaar vragen. Vraag bijvoorbeeld: “Wat zou je doen als je ziet dat ik een afspraak ben vergeten?” Het antwoord geeft je veel inzicht in of de VA afwachtend is of juist initiatief toont.
Veelgestelde vragen over een virtual assistant
Wat is een virtual assistant?
Een virtual assistant is een ervaren professional die op afstand diverse ondersteunende diensten levert aan ondernemers, managers of bedrijven. Deze bekwame experts werken vanuit hun eigen thuiskantoor en nemen uiteenlopende secretariële, administratieve, technische of creatieve taken heel effectief over. In tegenstelling tot een traditionele werknemer, huur je een virtuele assistent ontzettend flexibel in voor een vast aantal uren per maand. Dit betekent dat je uitsluitend betaalt voor daadwerkelijk productieve tijd, zonder extra kosten voor een fysieke werkplek of dure werknemersverzekeringen. Het primaire doel van deze expert is om jou als drukke ondernemer maximaal te ontzorgen en kostbare tijd terug te geven. Hierdoor kun jij je volledig focussen op strategische groei en het succesvol opschalen van jouw eigen, prachtige en uiterst winstgevende, fantastische onderneming.
Wat kost een virtual assistant?
De kosten voor een virtual assistant variëren sterk en zijn afhankelijk van de ervaring, de benodigde specialistische kennis en het afgenomen aantal uren. Bij professionele bureaus werk je vaak met flexibele abonnementen. Zo kun je veilig starten met een instappakket voor twintig uur per maand. Dit kost vaak rond de elfhonderdvijftig euro, exclusief btw. Heb je wekelijks meer structurele ondersteuning nodig? Dan kies je een groter pakket, bijvoorbeeld tweeëndertig uur tegen achttienhonderdacht euro per maand. Voor intensievere behoeftes zijn er pakketten tot wel tachtig uur beschikbaar. Dit is bedrijfseconomisch ontzettend voordelig, omdat je totaal geen extra kosten hebt voor een kantoorruimte, pensioenopbouw, verzekeringen of af te dragen werknemerspremies. Alles zit gewoon netjes in een overzichtelijke maandelijkse vaste pakketprijs perfect inbegrepen.
Hoe werkt de samenwerking met een virtual assistant?
Het proces voor het inschakelen van een virtueel assistent is doorgaans gestructureerd in zes heldere, logische stappen. Wij beginnen met een uiterst uitgebreide en diepgaande kennismaking. Tijdens dit oriënterende gesprek bespreken wij jouw specifieke verwachtingen en doelen. Vervolgens zoeken wij een ervaren assistent die qua persoonlijkheid en vaardigheden perfect op jouw werkstijl aansluit. Bij een wederzijds akkoord organiseren we een formele kick-off, waarbij we het contract met een strenge geheimhoudingsclausule tekenen. Ook delen we hier veilig inloggegevens en maken we een efficiënt werkplan voor jouw processen. Daarna start de actieve samenwerking met jouw vaste topexpert. Ten slotte bieden we voortdurende ondersteuning en organiseren we evaluatiegesprekken om de absolute topkwaliteit te waarborgen. Bij ziekte schiet een vervanger natuurlijk vakkundig te hulp.
Wat doet een virtual assistant?
Een virtual assistant neemt in de praktijk een enorme variatie aan operationele en administratieve taken direct uit handen. Dit omvat onder meer gedetailleerd agendabeheer, waarbij complexe afspraken worden gepland en vlot bevestigd aan je relaties. Ook verzorgt de assistent professionele ondersteuning door jouw drukke mailbox strak te beheren en nieuwe zakelijke leads secuur op te volgen. Daarnaast biedt deze expert waardevolle hulp bij het netjes opmaken van belangrijke offertes, het boeken van zakelijke reizen of het structureren van bestanden. Verder kan een assistent de onmisbare klantenservice oppakken en klantdossiers overzichtelijk registreren, zodat jouw kantoorprocessen werkelijk fantastisch en vlekkeloos blijven verlopen. Jij richt je uitsluitend nog volledig op de belangrijkste beslissingen, de strategische visie en het ontspannen leiden van jouw bedrijf.
Voor wie is een virtual assistant?
Een virtual assistant is ontzettend geschikt voor drukke ondernemers, managers en ambitieuze directieleden die structureel kampen met een enorme administratieve werkdruk. Deze flexibele ondersteuning is werkelijk perfect voor iedere leider binnen de eenmanszaak, het snel groeiende MKB of grote corporaties, die wekelijks veel kostbare tijd verliest aan rinkelende telefoons, puilende mailboxen en tijdrovend agendabeheer. Of je nu werkt in de commerciële advocatuur, de bouwsector, creatieve mediabureaus of de hectische financiële dienstverlening, deskundige assistenten maken overal een merkbaar verschil. Hierdoor kom je als ondernemer eindelijk weer toe aan daadwerkelijke zakelijke groei en strategische besluitvorming. Wij bieden jou de uiterst efficiënte, ideale oplossing voor direct veel meer rust in je hoofd en een altijd optimale, stijgende winst voor jouw bloeiende eigen onderneming.
Welke vaardigheden heeft een virtual assistant?
Een hoogopgeleide virtual assistant beschikt over een ontzettend breed en divers palet aan professionele vaardigheden, afhankelijk van jouw specifieke bedrijfsbehoefte. Fundamenteel bezitten zij uitstekende communicatieve eigenschappen, perfecte beheersing van de Nederlandse taal en een enorm sterk organisatorisch talent. Daarnaast zijn zij extreem digitaal vaardig en werken zij moeiteloos met moderne kantoorsoftware, complexe CRM-systemen en diverse online planningshulpmiddelen. Veel assistenten hebben bovendien gerichte, specialistische expertise opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van online marketing, complexe boekhouding, meertalige klantenservice of geavanceerd technisch websitebeheer. Deze veelzijdigheid zorgt ervoor dat zij zich razendsnel kunnen aanpassen aan jouw unieke bedrijfscultuur en specifieke werkprocessen. Hierdoor levert deze bekwame, veelzijdige en daadkrachtige ondersteuner direct vanaf de allereerste dag een zeer waardevolle en tastbare bijdrage aan jouw prachtige onderneming.
Hoe word ik gekoppeld aan een virtual assistant?
Het succesvol koppelen aan de perfecte virtual assistant verloopt via een uiterst zorgvuldig en persoonlijk afgestemd selectieproces. Wij starten altijd met een uitgebreide inventarisatie van jouw specifieke wensen, de bedrijfscultuur en de exacte inhoudelijke taken die je wilt uitbesteden. Op basis van dit heldere profiel zoeken we in onze poule van deskundige professionals naar de allerbeste, meest logische match. Hierbij kijken we niet uitsluitend naar puur de harde, aantoonbare vaardigheden en werkervaring, maar hechten we ook ontzettend veel waarde aan de zachte communicatieve eigenschappen en een feilloze persoonlijke klik. Na deze strenge voorselectie volgt er altijd een uitgebreid kennismakingsgesprek tussen jou en de voorgestelde kandidaat. Pas wanneer jij honderd procent overtuigd en enthousiasast bent, start de succesvolle, winstgevende langdurige samenwerking.
Welke middelen heeft een virtual assistant nodig?
Een van de grootste en aantrekkelijkste voordelen van het inhuren van een virtual assistant, is dat deze zelfstandige expert volledig zelfvoorzienend werkt. De assistent beschikt in het eigen thuiskantoor standaard over een moderne, snelle computer, een uiterst betrouwbare, beveiligde internetverbinding en een professionele, ergonomische werkplek. Daarnaast zorgen zij veelal zelf voor de essentiële basislicenties van algemene kantoorsoftware en betrouwbare communicatiemiddelen. Jij hoeft als opdrachtgever dus absoluut geen kostbare hardware, dure kantoormeubelen of ingewikkelde IT-infrastructuur voor hen aan te schaffen of te onderhouden. Wel is het belangrijk dat jij als opdrachtgever indien nodig toegang verleent tot jouw specifieke, interne bedrijfssystemen, zoals het eigen relatiebeheersysteem of het facturatieprogramma. Hierdoor kan de professional onmiddellijk en ontzettend efficiënt aan de slag binnen jouw onderneming.
