Rapportages laten maken door je virtual assistant?
Je bedrijf heeft de grens van 1 miljoen omzet doorbroken. Je hebt mensen aangenomen, je klantenbestand groeit en aan de buitenkant ziet alles eruit als een succesverhaal. Maar als je op vrijdagmiddag naar je cijfers kijkt bekruipt je een onbehagelijk gevoel. Je weet dat er geld binnenkomt, maar je hebt geen grip op waar het werkelijk blijft. Je vaart, ondanks de groei en professionalisering, nog steeds blind. Waar je in de pioniersfase wegkwam met intuïtie en hard werken, merk je nu dat dit niet meer genoeg is. Sterker nog, het gebrek aan inzicht begint je slapeloze nachten te bezorgen.
Het probleem is niet dat je niet hard genoeg werkt; het probleem is dat je systeem niet meegroeit met je ambitie. Je administratie is ingericht als ‘geschiedschrijving voor de belastingdienst’, terwijl jij behoefte hebt aan een dashboard voor de toekomst. Dit verlies van financieel overzicht is een typische groeipijn voor bedrijven met 5 tot 50 medewerkers. Je wilt niet zelf in Excel boekhouden, maar je kunt ook niet langer blindvaren op de kwartaalcijfers die je boekhouder drie maanden te laat stuurt. In dit artikel ontleden we waarom je huidige stuurinformatie ontbreekt en hoe je dit proces optimaliseert zonder direct een dure CFO aan te nemen.
Het verschil tussen boekhouden en sturen met de rapportages met een virtual assistant
Veel ondernemers maken de cruciale denkfout dat hun boekhouder of accountant verantwoordelijk is voor hun financiële inzicht. In de praktijk is de traditionele boekhouder vooral bezig met compliance: zorgen dat de belastingaangiftes kloppen en dat je voldoet aan wettelijke verplichtingen. Dit is wat wij ‘geschiedschrijving’ noemen. Je krijgt rapportages over wat er een kwartaal geleden is gebeurd. In een snelgroeiend bedrijf is die informatie tegen de tijd dat jij het leest alweer irrelevant. Je kijkt constant in de achteruitkijkspiegel, terwijl je met 120 kilometer per uur over de snelweg raast.
Voor proces optimalisatie en strategische besluitvorming heb je geen historische verantwoording nodig, maar actuele managementinformatie. Je wilt weten wat je ‘burn-rate’ deze maand is, welke projecten nu marge lekken en wat je liquiditeitsprognose is voor over zes weken. Als je administratie slechts is ingericht om de fiscus tevreden te houden, mis je de data die nodig is om je bedrijf te sturen. Je moet de shift maken van recording (vastleggen wat was) naar reporting (inzicht in wat is en komt). Zolang je administratieve proces hier niet op is ingericht, blijf je achter de feiten aanlopen.
Waarom je onderbuikgevoel een slechte raadgever is geworden financieel gezien
In de startfase was je onderbuikgevoel je grootste kracht. Je kende elke klant, elke factuur en elke kostenpost uit je hoofd. Maar nu je organisatie complexer is geworden, met meer personeel en processen, wordt datzelfde onderbuikgevoel een risico. Bij een omzet van meer dan een miljoen zijn de marges vaak dunner en de risico’s groter. Een verkeerde inschatting van je cashflow kan nu betekenen dat je de salarissen niet kunt betalen, in plaats van dat je jezelf een maandje minder uitkeert. Schaalbaarheid vereist dat beslissingen gebaseerd zijn op feiten, niet op aannames.
Wij zien vaak dat DGA’s beslissingen uitstellen omdat ze onzeker zijn over de financiële impact. “Kunnen we die nieuwe accountmanager wel betalen?” of “Is het slim om nu te investeren in nieuwe software?” Als je deze vragen beantwoordt op basis van gevoel, gok je met de toekomst van je bedrijf en je team. Dat creëert onnodige stress en maakt je als leider minder daadkrachtig. Je hebt harde data nodig om die onzekerheid weg te nemen. Data die jou vertelt: “Ja, als we nu investeren, is de terugverdientijd 4 maanden.” Zonder die data ben je aan het gokken, niet aan het ondernemen.
De verborgen kosten van administratieve chaos
Een administratie die piept en kraakt kost niet alleen tijd en frustratie, het kost direct geld. Denk aan facturen die te laat verstuurd worden, uren die niet geschreven of doorbelast worden, en inkoopfacturen die dubbel betaald worden of juist zoekraken waardoor je aanmaningskosten betaalt. Wanneer de backoffice niet gestroomlijnd is, ontstaat er ‘ruis’ op de lijn. Je medewerkers zijn veel tijd kwijt aan het zoeken naar bonnetjes of het corrigeren van fouten, tijd die ze niet aan klanten kunnen besteden.
Daarnaast is er de gemiste kans van ‘Revenue Leakage’. In groeiende MKB-bedrijven zien we dat gemiddeld 5% tot 10% van de omzet simpelweg niet wordt gefactureerd door gebrekkige processen tussen operatie en administratie. Dat is op een miljoen omzet 50.000 tot 100.000 euro pure winst die je laat liggen. Dit is geen kwestie van harder werken, maar van slimmer organiseren. Een strak proces zorgt ervoor dat elke gewerkte minuut en elke gemaakte afspraak ook daadwerkelijk vertaald wordt naar euro’s op de bank.
Zo ga je van administratieve chaos naar financieel controle met rapportages en procesoptimalisatie
Hoe transformeer je nu van een reactieve administratie naar een proactief stuurinstrument, zonder dat je zelf in de avonduren bonnetjes zit in te kloppen? Dit vraagt om een procesmatige aanpak. Het doel is niet dat jij de boekhouder wordt, maar dat jij de architect wordt van een financieel systeem dat voor joú werkt.
Fase 1: Digitaliseren en Automatiseren (De Basis)
De eerste stap is het elimineren van handwerk en papier. Zolang er nog fysieke mappen of losse PDF’s in diverse mailboxen rondzwerven, is je administratie nooit actueel. Je moet overstappen op een ‘real-time’ verwerking. Dit betekent het inzetten van scan-en-herken software (zoals Basecone, Dext of Elvy) gekoppeld aan je boekhoudpakket.
Elke factuur die binnenkomt, moet direct digitaal het systeem in. Koppel je bankrekeningen voor een automatische feed. Zorg dat je CRM-systeem of projectmanagementsoftware praat met je facturatiesoftware. Het doel hier is dat data-entry bijna volledig geautomatiseerd verloopt. Dit vermindert de foutkans drastisch en zorgt ervoor dat je administratie per dag bijgewerkt kan zijn, in plaats van per kwartaal. Pas als de data-instroom “schoon” en snel is, kun je gaan sturen.
Fase 2: Het Bepalen van je Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s)
Als de data er is, moet je bepalen wát je wilt zien. Veel ondernemers verdrinken in een winst-en-verliesrekening met 80 regels. Dat is geen stuurinformatie. Je moet terug naar de kern: wat zijn de 3 tot 5 drivers van jouw succes? Voor een consultancybedrijf is dat wellicht de declarabiliteit van het personeel. Voor een handelsbedrijf is dat de omloopsnelheid van de voorraad en de brutomarge per productgroep.
Definieer samen met een financieel expert (of je VA met financiële achtergrond) deze KPI’s. Bouw een simpel dashboard – dit kan in tools als PowerBI, maar vaak is een goed ingericht Excel-sheet dat data trekt uit je pakket in het begin al voldoende. Het gaat erom dat je in één oogopslag ziet: Rood (actie vereist), Oranje (opletten), Groen (gaat goed). Dit geeft focus en rust.
Fase 3: Het Ritme van de Waarheid
Techniek en KPI’s zijn waardeloos zonder routine. Je moet een ‘financieel ritme’ inbouwen in je managementstijl. Dit betekent dat je niet meer ad-hoc inlogt als je zenuwachtig bent, maar structureel stuurt. Plan een wekelijks moment (bijvoorbeeld maandagochtend) om je liquiditeit te bekijken: wat komt erin, wat gaat eruit de komende 4 weken?
Daarnaast plan je een maandelijks moment om je resultatenrekening naast je begroting te leggen. Waarom wijken we af? Wat moeten we bijsturen? Door dit ritme te borgen, verander je van een brandjesblusser in een strategisch leider. Je administratie wordt een voorspellende tool. Je ziet problemen aankomen voordat ze urgent worden. Dit is de essentie van schaalbaarheid.
De valkuil van delegeren zonder proces
Een veelgemaakte fout bij DGA’s die willen professionaliseren, is dat ze het probleem simpelweg over de schutting gooien bij een office manager of administratief medewerker, zonder dat het proces helder is. “Hier heb je de inlogcodes, regel het maar.” Dit werkt averechts. Als het proces niet deugt, zal ook een nieuwe medewerker vastlopen in de chaos. De uitkomst is dan vaak een gefrustreerde medewerker en een ondernemer die nog steeds geen inzicht heeft.
Voordat je iemand de verantwoordelijkheid geeft, moet het proces staan. Of nog beter: je zoekt iemand die in staat is om dat proces vóór jou neer te zetten. Je zoekt geen data-typist, je zoekt een procesbewaker. Iemand die snapt dat een factuur niet zomaar een papiertje is, maar een essentieel onderdeel van jouw cashflow. In onze dienstverlening merken we dat het succes valt of staat met de proactiviteit van de ondersteuning. Iemand die aan de bel trekt voordat een betalingstermijn verstrijkt.
Vaste kracht aannemen of hulp van een flexibele virtual assistant?
Je beseft dat je hulp nodig hebt. De stap naar een fulltime Controller of financieel manager is voor veel bedrijven in de fase van 1 tot 5 miljoen omzet echter te groot en te duur. Je hebt wel het denkniveau nodig, maar niet voor 40 uur per week. Een junior administrateur is goedkoop, maar mist het strategisch inzicht.
Hieronder vergelijken we de optie van een vaste medewerker met de inzet van een gespecialiseerde Virtual Assistant (VA) of flexibele financieel professional.
Kenmerk | Vaste Financiële Medewerker | Flexibele Virtual Assistant (Wij) |
Kosten | Hoog: Vast salaris, sociale lasten, pensioen, laptop, werkplek. Vaak betaal je voor 32-40 uur, ook als er minder werk is. | Kostenefficiënt: Je betaalt alleen de productieve uren. Geen werkgeverslasten, geen overhead. Je koopt expertise in, geen “aanwezigheid”. |
Inwerktijd | Lang: Moet de systemen leren kennen, ingewerkt worden in de cultuur. Productiviteit is in de eerste maanden laag. | Kort: Onze professionals kennen de tools (Exact, Twinfield, Basecone) en processen al. Ze pluggen in en brengen direct structuur aan. |
Risico (Ziekte) | Hoog: Als je enige administrateur ziek is of met vakantie gaat, ligt de facturatie stil. Jij bent het vangnet. | Geen: Wij garanderen continuïteit. Bij afwezigheid neemt een collega de taken over. Je administratie stopt nooit. |
Flexibiliteit | Laag: Arbeidscontracten zijn star. Afschalen bij mindere tijden is lastig en duur. | Hoog: Heb je in het begin veel ‘opruimwerk’ nodig? Dan schalen we op. Is de basis op orde en gaat het om beheer? Dan schalen we af. |
Van brandjes blussen naar strategische koers met een virtual assistant
Als je administratie op orde is, gebeurt er iets magisch: je krijgt rust in je hoofd. Je weet dat de basis staat. Je hoeft niet meer wakker te liggen van de vraag of de Belastingdienst nog met een verrassing komt, of dat je wel genoeg cash hebt voor de vakantiegeld-uitkering. Die rust is de brandstof die jij als ondernemer nodig hebt om weer te gaan ondernemen.
Je kunt weer vooruitkijken. Je kunt gaan sturen op winstgevendheid in plaats van op omzet. Je kunt strategische overnames overwegen of nieuwe markten aanboren, ondersteund door harde cijfers. Je transformeert van een meewerkend voorman die verdrinkt in randzaken, naar de kapitein die de koers uitzet. Proces optimalisatie in je financiën is daarmee geen saai moetje, maar de sleutel tot duurzame groei.
