Complex agendabeheer, inbox en travel management
Herken je dat je dag vaak al “weg” is voordat je zelf kiest waar je aandacht naartoe gaat? Dat je ’s avonds nog moet schuiven met je agenda of je mail moet bijwerken? Complex agendabeheer, inbox en travel management uitbesteden betekent dat je dit niet langer zelf hoeft te dragen. Een executive VA zorgt dat alles achter de schermen klopt en vooruitloopt, zodat jij overzicht houdt en rust ervaart in een volle week.
Wat valt er onder complex agendabeheer, inbox en travel management?
Complex agendabeheer is meer dan afspraken plannen. Het is het slim bouwen van jouw week, met veel betrokkenen, terugkerende ritmes en korte deadlines. Denk aan meerdere agenda’s tegelijk, tijdzones, prioriteiten en afspraken die elkaar beïnvloeden.
Inboxmanagement hoort daar direct bij. Je VA filtert wat belangrijk is, bundelt wat kan wachten en zet acties of conceptantwoorden klaar. Zo zie jij alleen wat nu echt jouw aandacht nodig heeft.
Travel management maakt het compleet. Je VA regelt reizen van A tot Z: boeken, wijzigen, alternatieven zoeken en alle info overzichtelijk klaarzetten. Alles sluit logisch aan op je agenda, zonder gedoe voor jou.
Taken die je vandaag al kunt uitbesteden
Een executive VA kan onder andere dit oppakken:
- Meerdere agenda’s beheren en op elkaar afstemmen (zakelijk en privé, of meerdere MT-leden).
- Meetings plannen, herplannen en voorbereiden met de juiste stukken.
- Realistische dagindeling bewaken: focus, reistijd en voorbereiding meerekenen.
- Mail en berichten sorteren op urgentie en onderwerp.
- Conceptantwoorden maken en acties klaarzetten.
- Belangrijke mails direct onder je aandacht brengen; de rest bundelen.
- Reizen boeken en aanpassen bij wijzigingen.
- Reis- en meetingdossiers maken met alle praktische info op één plek.
- Declaraties en reiskosten voorbereiden voor administratie.
We spreken vooraf duidelijke spelregels af. Wat mag je VA zelf beslissen? Wanneer stemt ze met je af? Zo blijft het jouw agenda, maar zonder jouw tijdverlies.
We ondersteunen bij elke fase
Virtual assistant voor je eenmanszaak
Virtual assistant voor je groeiende onderneming
Virtual assistant voor het groot MKB
High End Executive op afstand
Sectoren die we helpen als jouw executive VA
Voor wie is deze ondersteuning geschikt?
Voor mensen met een volle, dynamische rol en veel schakelmomenten. Denk aan directie- en MT-leden in het grotere MKB, met drukke vergadercycli, stakeholders en regelmatig reizen.
Ook ondernemers die hard groeien en zelf nog het knooppunt zijn van afspraken, klantcontact en teamsturing hebben hier veel aan. Je wilt sneller beslissen en minder ruis, maar je agenda en inbox trekken je steeds terug in de operatie.
En voor professionals met veel externe afspraken of internationale klanten, waarbij tijdzones, reizen en korte doorlooptijden je planning extra ingewikkeld maken.
Herken je dat je week dichtslibt, mail te laat wordt gezien of reizen nog “even tussendoor” moeten worden geregeld? Dan is het tijd om dit professioneel te laten managen.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Waarom via een executive virtual assistant?
Tools kunnen helpen, maar alleen als iemand ze elke dag slim gebruikt. Een executive VA doet precies dat: vooruitkijken, prioriteren en durven filteren.
Je VA bewaakt je agenda als iets schaars. Ze schermt je inbox af van ruis. En ze regelt reizen zo dat je dag klopt, ook als er ineens iets verandert. Remote werken maakt het daarnaast flexibel: je hoeft geen fulltime assistant in dienst te nemen, maar je hebt wél vaste ondersteuning die jouw voorkeuren leert kennen. Via ons team heb je bovendien back-up en kun je opschalen als je agenda tijdelijk explodeert.
Hoe werkt het?
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Meer ruimte voor leiderschap met geïntegreerde ondersteuning
Het grootste effect is mentale ruimte. Je hoeft niet meer continu te schakelen tussen mail, planning en reisdetails. Je week voelt rustiger, ook als hij vol blijft.
Je ziet sneller wat echt belangrijk is, je dagen zijn beter voorbereid en reizen sluiten logisch aan. Dat maakt je werk strakker, je beslissingen sneller en je uitstraling professioneler richting klanten en teams.
Hoeveel kost complex agendabeheer, inbox en travel management?
De kosten hangen af van hoeveel agenda’s, inboxen en reizen je wilt laten beheren en hoeveel uren daarvoor nodig zijn. Voor sommige rollen is een paar uur per week al genoeg om de basis strak te krijgen. Voor directie en MT is er vaak behoefte aan dagelijkse ondersteuning.
We werken met flexibele pakketten. Je start met een passend aantal uren en schaalt op bij piekperiodes of drukke reisweken. Wordt het rustiger, dan schaal je net zo makkelijk terug.
Wil je weten wat dit in jouw rol oplevert? Plan een kennismaking. We kijken samen naar je agenda, inbox en reisritme en maken een voorstel dat past bij jouw week.
Executive assistent nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.