Het belang van agendabeheer voor coaches
Het is zondagavond. Je zit op de bank, misschien met een glas wijn of een kop thee, en je opent je laptop. Je wilt alleen even snel kijken hoe de komende week eruitziet. En daar begint het: de knoop in je maag.
Niet omdat je opziet tegen de sessies. Integendeel, de momenten met je cliënten zijn magisch. Daar doe je het voor. De knoop zit er vanwege de chaos eromheen. De gaten in je planning, de drie mailtjes van Piet die zijn afspraak wil verzetten (alweer), en die ene factuur die je nog steeds moet versturen.
Je bent succesvol. Je bent een expert. Je helpt anderen doorbraken te realiseren. Maar zelf voel je je soms een veredelde secretaresse in je eigen bedrijf. Je bent de “Chief Everything Officer” geworden, en eerlijk? Het is eenzaam aan de top als je de enige bent die de boel draaiende houdt.
Ik weet dat het eng is om je ‘kindje’ (jouw bedrijf) deels los te laten. “Niemand kent mijn klanten zo goed als ik,” denk je. Maar deze mindset is precies het glazen plafond waar je nu tegenaan hikt. Vandaag gaan we dat plafond doorbreken.
Ben jij coach? Dan is je tijd bijna letterlijk je product
Laten we heel eerlijk zijn over geld en tijd. Als coach of consultant verkoop je jouw expertise, verpakt in tijd. Laten we zeggen dat jouw uurtarief €150 is. Elke keer dat jij een half uur besteedt aan het heen-en-weer mailen om een afspraak te plannen, kost dat mailtje je dus €75.
Dit is het economische principe van Opportunity Cost. De tijd die je besteedt aan taken die iemand anders (voor een lager tarief) zou kunnen doen, is tijd die je niet kunt besteden aan een betalende cliënt. Maar de kosten gaan dieper dan alleen euro’s. Het gaat om je energievoorraad.
Administratie en planning vragen om een heel ander type hersenactiviteit dan coaching. Als je vlak voor een diepe transformatiesessie nog snel even een organisatorisch brandje moet blussen, stap je met een andere energie die sessie in. Je bent minder aanwezig. Je ‘bandbreedte’ is al deels verbruikt. Zelf je agenda beheren is dus niet ‘gratis’. Het is de duurste administratieve kracht die je kunt inhuren: jijzelf. Wil je echt dat jouw kostbare uurtarief opgaat aan werk dat niet bijdraagt aan je missie?
De valkuil chaotisch agendabeheer als coach
Ken je dat? Je hebt een cliënt om 09:00 uur, de volgende om 11:30 uur en de laatste om 15:00 uur. Je kijkt naar je dag en ziet een gatenkaas. De tussenliggende blokken zijn net te kort om echt diep werk te verzetten – zoals het schrijven van dat e-book of het uitdenken van een nieuwe strategie, maar te lang om niks te doen.
Het gevolg is context switching. Je probeert in die tussenuurtjes wat mails weg te werken of social media te checken. Je brein moet constant schakelen tussen taken, wat funest is voor je focus en creativiteit. Aan het einde van zo’n dag ben je kapot, maar als je terugkijkt, heb je voor je gevoel niks substantieels bereikt.
Dit fenomeen ontstaat vaak omdat we als empathische dienstverleners te meegaand zijn. We laten de cliënt bepalen wanneer het schikt (“Zeg maar wanneer jij kunt!”), in plaats van leiderschap te tonen over onze eigen tijd. Deze gatenkaas-dagen kosten je direct omzet, omdat je in die versnipperde tijd geen nieuwe business kunt genereren. Tijdswinst behalen begint hier niet met harder werken, maar met slimmer blokken.
De eindeloze inbox en de pijn van no-shows
Er is weinig dat frustrerender is voor een expert dan de “mail-dans”. “Kun je dinsdag?” “Nee, woensdag?” “Ochtend of middag?” “Ah, dan kan ik net niet. Volgende week dan?”
Het komt niet alleen amateuristisch over, het is een enorme tijdlek. En dan hebben we het nog niet eens over het schrikbeeld van elke coach: de no-show. Je zit klaar, ingelezen en wel, en… niemand. Na twintig minuten stuur je een aarzelend appje, en krijg je terug: “Oh nee, helemaal vergeten!”
Dat is pijnlijk. Niet alleen voor je omzet, maar ook voor je professionele eigenwaarde. Handmatige reminders sturen voelt vaak als zeuren, alsof je niks beters te doen hebt. Maar als deze reminders niet verstuurd worden, verlies je geld.
Het automatiseren van dit proces of het inzetten van tools is stap één. Maar software lost niet alles op; soms is er menselijke tact nodig, en daar komen we zo op.
Waarom 'ik doe het zelf wel even' een leugen is
Dit is het punt waar we de diepte in moeten. Want als de oplossing zo simpel was als “huur iemand in”, had je dat allang gedaan. De blokkade zit niet in je portemonnee, maar tussen je oren.
De angst voor controleverlies
Diep vanbinnen ben je bang dat niemand het zo goed kan als jij. Je bedrijf is met bloed, zweet en tranen opgebouwd. Je denkt misschien dat ‘goede service’ betekent dat jij persoonlijk altijd bereikbaar moet zijn voor elk wissewasje.
Maar laten we dat eens omdraaien. Is het goede service als jij gestrest bent? Is het goede service als je pas na drie dagen reageert op een mail omdat je mailbox ontploft? Controle houden betekent niet dat je alles zelf uitvoert. Controle betekent dat je zorgt dat het goed gebeurt. En vaak gebeurt het agendabeheer beter door iemand die daarvan zijn of haar vak heeft gemaakt, dan door een expert die het er ‘even bij doet’.
De verslaving aan ‘druk zijn’
Dit is een confronterende, maar ik ga hem toch noemen: taken loslaten is doodeng, omdat ‘druk zijn’ ook veilig voelt. Zolang je druk bent met je agenda, facturen en mail, hoef je namelijk niet bezig te zijn met de echt spannende dingen: zichtbaarheid, sales en groeien.
Administratie is vaak ‘nuttig lijkend werk’ waarmee we onszelf saboteren. Het geeft een vals gevoel van productiviteit. Als je stopt met deze randzaken, ontstaat er ruimte. En in die ruimte kom je jezelf tegen. Durf je die leegte te vullen met strategische groei?
Hoe agendabeheer uitbesteden zorgt voor professionele grensbewaking
Stel je voor: een cliënt vraagt of ze “echt niet toch nog even tussendoor” kan deze week, terwijl je agenda vol zit. Als je zelf antwoordt, voel je de druk om ‘ja’ te zeggen. Je wilt helpen, je wilt aardig gevonden worden. Voor je het weet offer je je vrije avond op.
Een assistent of agendabeheerder fungeert hier als een professionele buffer. Het is voor een derde partij veel makkelijker om vriendelijk doch beslist te zeggen: “Piet heeft deze week helaas geen ruimte meer, maar ik kan je wel dinsdagochtend inplannen.”
Dit zorgt voor betere grensbewaking. Bovendien doet het iets met de psychologie van je cliënt. Als iemand anders jouw agenda beheert, stijgt jouw waargenomen status. Je bent blijkbaar ‘belangrijk genoeg’ om personeel te hebben. Dit dwingt onbewust meer respect af voor jouw tijd.
