Administratie automatiseren
Administratie automatiseren betekent dat je het niet langer op losse Excel-lijstjes hoeft te doen. Met de juiste tools, slimme workflows én een virtual assistant die het voor je inricht en bijhoudt, verandert je administratie van een energieslurper in een systeem dat op de achtergrond voor je werkt.
Welke administratieve processen kun je als zzp’er automatiseren?
Administratie automatiseren betekent dat je zoveel mogelijk terugkerende administratieve stappen laat uitvoeren door systemen in plaats van door jezelf. Denk aan automatisch facturen aanmaken en versturen na een traject start, betalingen koppelen aan facturen, herinneringen automatisch uitsturen en documenten direct op de juiste plek opslaan. In plaats van elke keer dezelfde handelingen te herhalen, laat je tools en workflows het meeste werk doen: met een menselijke check waar dat nodig is.
Een virtual assistant helpt je om die automatisering slim op te zetten. Samen kijken we welke processen zich lenen voor automatisering, welke tools je al hebt en welke koppelingen logische vervolgstappen zijn. We zorgen dat gegevens maar één keer hoeven te worden ingevoerd, dat informatie op de juiste plekken terecht komt en dat jij op elk moment snel kunt zien waar je financieel staat, zonder dat je iedere week een halve dag in de administratie verdwijnt.
Sales taken die je vandaag al kunt uitbesteden
Veel solopreneurs onderschatten hoeveel van hun administratie te automatiseren is. Voorbeelden van processen waar we mee aan de slag kunnen:
- Facturen automatisch laten genereren en versturen na een aankoop, traject start of sessie.
- Banktransacties automatisch inlezen in je boekhoudpakket, zodat je niet alles handmatig hoeft in te voeren.
- Automatische betaalherinneringen en nette aanmaningen instellen bij openstaande facturen.
- Inkoopfacturen, bonnetjes en contracten automatisch laten opslaan en ordenen in de juiste mappen.
- Je boekhoud- of administratiepakket koppelen aan je agenda, webshop, betaalprovider of CRM, zodat data automatisch doorstroomt.
- Eenvoudige dashboards of rapportages laten genereren (omzet per product/traject, openstaande posten, terugkerende kosten).
Zo hou je zelf de controle over je cijfers, maar besteed je het repeterende, foutgevoelige werk uit aan systemen en een VA die het bewaakt.
We ondersteunen bij elke fase
Virtual assistant voor je eenmanszaak
Virtual assistant voor je groeiende onderneming
Virtual assistant voor het groot MKB
High End Executive op afstand
Sectoren die we helpen met administratie automatiseren
Voor wie is administratie automatiseren bijzonder geschikt?
Administratie automatiseren is niet alleen interessant voor zzp’ers, maar ook voor MKB managers, CEO’s en directeuren die al een tijdje draaien en merken dat hun administratie onevenredig veel tijd kost. Je hebt meerdere diensten of producten (losse sessies, trajecten, events, online producten), je inkomsten en kosten lopen via verschillende kanalen en langzaam is er een kluwen ontstaan van facturen, betaalverzoeken, mapjes en e-mails.
Herken je dat je je administratie vaak bewaart voor “als het wat rustiger is”: wat in de praktijk nooit écht komt? Dat je regelmatig tijd kwijt bent aan het zoeken naar facturen of bonnetjes, of pas laat in het kwartaal weet hoe je er precies financieel voor staat? Of dat je boekhouder steeds weer dezelfde dingen bij je moet uitvragen? Dan is dat een duidelijk signaal dat niet harder werken, maar slimmer inrichten via automatisering de volgende stap is.
Klanten reviews
“
”
“
”
“
”
Waarom je administratie automatiseren met een virtual assistant (en niet alleen software)?
Alleen een nieuw boekhoudpakket of toolstack kiezen is zelden dé oplossing. Software kan veel, maar doet niets zonder goede inrichting en onderhoud. Een virtual assistant kijkt naar het totaalplaatje: jouw businessmodel, geldstromen, tools, werkstijl en frustraties. Welke stappen herhaal je steeds? Waar gaat het mis? Wat kun je aan een systeem overlaten en waar is juist een menselijke check nodig?
Door je administratie samen met een VA te automatiseren, combineer je het beste van twee werelden: slimme software én iemand die het voor je vertaalt naar de praktijk. Je hoeft niet zelf uit te vogelen welke instellingen, koppelingen en sjablonen je nodig hebt en je staat er ook niet alleen voor als er iets verandert of vastloopt. Werk je via een bureau, dan is er bovendien back-up en kun je opschalen als je meer hulp nodig hebt. Bij veel van onze klanten zien we dat deze combinatie (tools + VA) het verschil maakt tussen “ik loop altijd achter” en “ik heb grip, ook als het druk is”.
Hoe werkt het?
We starten met een kennismakingsgesprek. Hierin horen we graag over jouw huidige situatie en ontdekken we waarin je ondersteuning kunt gebruiken.
Vervolgens stellen wij een passende assistent uit ons team voor.
Daarna organiseren we de eerste kick-off meeting en stellen we een plan op: met welke werkzaamheden starten we en wat is daar voor nodig en waar werken we naartoe de komende periode.
We werken samen via een flexibel abonnement dat maandelijks aanpasbaar is. Zo kunnen wij meegroeien en op- of afschalen en onze service aanpassen aan de situatie bij jouw bedrijf. En weet je maandelijks waar je aan toe bent.
Wij werken persoonlijk en specifiek en kunnen daardoor met een limiet enkele klanten per maand opstarten. Als je graag wilt groeien met je bedrijf, overzicht wilt en ruimte voor belangrijke taken, dan heb je er baat bij om dit eerder vandaag dan volgende maand te starten.
Als je interesse hebt, dan horen we het graag en kunnen we zien of jij deze maand (of week) nog kunt starten.
Hoe automatiseer je je administratie stap voor stap?
We beginnen met een korte inventarisatie van jouw huidige situatie: welke tools gebruik je nu, hoe verlopen je geldstromen, welke typen facturen en betalingen zijn er, en waar kost het je nu het meeste tijd of frustratie? Daarna schetsen we samen je ideale administratieve workflow. Denk bijvoorbeeld aan:
- Nieuwe klant meldt zich aan via een formulier of e-mail.
- Automatische bevestiging + eventuele intakecall wordt ingepland.
- Factuur voor traject of sessie wordt automatisch aangemaakt en verstuurd.
- Betaling wordt automatisch gekoppeld aan de factuur.
- Eventuele termijnen, herinneringen en rapportages lopen op de achtergrond door.
Op basis van zo’n flow plannen we welke tools nodig zijn en welke koppelingen worden gelegd. Je virtual assistant richt sjablonen, workflows en mappenstructuren in, test ze en draait een paar weken mee. Op basis van de praktijk “wat werkt wel, wat nog niet lekker” scherpen we de inrichting aan, tot je een systeem hebt dat logisch voelt en voor je werkt in plaats van andersom.
Voordelen van een geautomatiseerde administratie met een VA achter de knoppen
Een geautomatiseerde administratie met een VA achter de knoppen levert je in de eerste plaats rust en overzicht op. Je weet dat facturen op tijd de deur uitgaan, dat herinneringen automatisch verstuurd worden en dat documenten op een vaste plek terechtkomen. Je hoeft veel minder te onthouden en te zoeken, waardoor je sneller beslissingen kunt nemen en makkelijker kunt bijsturen.
Daarnaast levert het tastbare tijdwinst op. Alle kleine handelingen zoals gegevens overtypen, losse mailtjes sturen, bedragen checken, mapjes aanmaken worden gebundeld, geautomatiseerd of door je VA gedaan. Veel zelfstandigen winnen zo al snel een paar uur per maand terug, nog los van de mentale ruimte. En je boekhouder of accountant kan efficiënter werken, omdat je administratie netjes en consistent is ingericht.
Wat kost het om je administratie te laten automatiseren?
De kosten voor het laten automatiseren van je administratie hangen af van hoe uitgebreid je situatie is en hoeveel je wilt uitbesteden. Soms is een eenmalige inrichting of grote opschoningslag genoeg, gevolgd door een klein maandelijks pakket voor onderhoud, vragen en het finetunen van je workflows. In andere gevallen is het slim om structureel elke maand een aantal uren te reserveren voor administratieve ondersteuning én bewaking van je systemen.
We werken met flexibele pakketten die passen bij zzp’ers en kleine ondernemingen. Je zit niet vast aan een fulltime administratief medewerker; je betaalt voor de uren die je nodig hebt en kunt opschalen of afschalen als je bedrijf groeit of verandert. Wat we in de praktijk vaak zien: zodra je administratie eenmaal goed is geautomatiseerd, verdient de investering zich terug in tijd, minder fouten en veel meer grip op je cijfers.
Hiermee kan een Virtual Assistant jouw bedrijf helpen
Sales ondersteuning
We volgen leads op, plannen afspraken, verwerken CRM-updates en zorgen dat offertes en follow-ups op tijd de deur uitgaan.
Administratie ondersteuning
Facturen verwerken, documenten ordenen, data bijhouden en simpele klantvragen afhandelen. Je inbox blijft beheersbaar en je overzicht groeit.
HR ondersteuning
We plannen gesprekken, beheren dossiers, verwerken mutaties en houden deadlines in de gaten, zodat HR minder tijd kwijt is aan gedoe.
Agendabeheer uitbesteden
Onze virtual assistant beheert je agenda strak: afspraken plannen, schuiven, bevestigen en opvolgen met duidelijke reminders.
Klantenservice ondersteuning
We houden tickets bij, zorgen voor duidelijke terugkoppeling en signaleren terugkerende issues, zodat klanten sneller geholpen worden en jij minder ruis hebt.
Leadopvolging uitbesteden
We bellen of mailen na, kwalificeren leads, plannen afspraken in en zetten alles netjes in je CRM.
Social media ondersteuning
Onze virtual assistant helpt je bij planning en uitvoering: content inplannen, reacties en DM’s beheren, basisrapportages maken en taken uitzetten voor design of copy.
Management ondersteuning
Onze virtual assistant ondersteunt het management met voorbereiding en opvolging: notulen, actielijsten, statusupdates en deadlines.
Backoffice ondersteuning
Onze virtual assistant versterkt je door processen te stroomlijnen: gegevens verwerken, order- en klantinfo bijhouden, interne checks doen en taken afstemmen tussen teams.
Automatisering nodig? Virtual-Assistant Company staat voor je klaar
Neem hieronder contact op en je hoort binnen een werkdag van ons. Of plan direct een kennismaking in.