Je telefoon gaat, maar jij zit in gesprek: zo los je dat op

Sofie

Oprichter van de Virtual-Assistant Company met 5 jaar+ ervaring in de Virtual Assistant wereld.

Bij Virtual-Assistant Company horen we het bijna elke week. Je bent net lekker aan het werk, of je zit bij een klant, en dan gaat de telefoon. Neem je niet op, dan mis je misschien een nieuwe opdracht. Neem je wel op, dan ben je je focus kwijt.

Wij nemen veel werk van ondernemers over. Mailbox, agenda, administratie, klantcontact. Maar de telefoon is een apart verhaal. Daarom werken we voor bereikbaarheid samen met BizziPhone. In deze blog leggen we uit waarom, en hoe je het zelf kunt regelen.

Waarom een virtual assistant niet je hele dag bij de telefoon zit

Een virtual assistant werkt voor een afgesproken aantal uren per week. Dat is precies de kracht: je betaalt alleen voor wat er echt gedaan wordt. Maar bereikbaarheid werkt anders. Voor de telefoon heb je iemand nodig die de hele dag klaarzit, ook op momenten dat er niets gebeurt.

Dat is een andere dienst. En daar zijn wij eerlijk over. Wil je weten wat een assistent wél voor je oppakt? Kijk dan bij wat we doen.

Wat een antwoordservice precies is

Een antwoordservice is een team van telefonistes dat jouw telefoon opneemt uit naam van jouw bedrijf. Ze volgen jouw instructies, staan bellers vriendelijk te woord en zorgen dat jij weet wie er heeft gebeld. Voor de beller voelt het alsof hij gewoon jouw kantoor aan de lijn heeft.

In de praktijk doen ze drie dingen:

Standaardvragen van bellers beantwoorden
Een bericht noteren en doorsturen naar de juiste persoon
De beller doorverbinden met de juiste persoon of afdeling

Na elk gesprek krijg je een belnotitie via e-mail of WhatsApp. Je ziet dus precies wie er belde en wat er besproken is. Je belt alleen terug als het nodig is.

Waarom we voor BizziPhone hebben gekozen

We krijgen vaak de vraag of we iemand kennen die de telefoon kan opnemen. Na een aantal gesprekken met verschillende partijen zijn we uitgekomen bij BizziPhone. Wat ons aansprak:

Een vast team. Je krijgt niet elke keer een andere stem, maar telefonistes die jouw bedrijf leren kennen.
Snel geregeld. Binnen dertig minuten kan de dienst actief zijn.
Dagelijks opzegbaar. Geen jaarcontract, dus je zit nergens aan vast.
Ook ‘s avonds en in het weekend. Handig als je klanten buiten kantooruren bellen.
Duidelijke gespreksnotities. Je hoeft niet te gokken waar een gesprek over ging.
Veertien dagen gratis proberen. Zo weet je of het bij je past.

Dat sluit aan bij hoe wij zelf werken: flexibel, zonder lange contracten, en met mensen die je kent.

Wat het kost via ons

Omdat we samenwerken met BizziPhone, krijg je via ons 20% korting op de abonnementskosten:

Pakket	Per maand	Per gesprek
Lite	€ 7,99	€ 2,15
Professional	€ 39,99	€ 1,77

Je betaalt dus een klein bedrag per maand en daarnaast per gesprek dat wordt aangenomen. Is het een rustige week? Dan betaal je ook minder. En je kunt de service eerst veertien dagen gratis uitproberen.

Antwoordservice of virtual assistant: wat past bij jou?

Kort door de bocht: een antwoordservice zorgt dat je bereikbaar bent, een virtual assistant zorgt dat het werk gedaan wordt.

Gaat je telefoon vaak en mis je gesprekken? Begin met een antwoordservice.
Blijft er werk liggen na dat telefoontje, zoals terugbellen, offertes maken of de agenda bijhouden? Dan is een assistent op afstand logischer.
Herken je beide? Veel ondernemers combineren het. De antwoordservice vangt de telefoon op, je assistent pakt de opvolging op.

Twijfel je wat in jouw situatie handig is? Bekijk onze tarieven of leg het ons voor. We denken graag mee, ook als het antwoord is dat je ons niet nodig hebt.

Zo start je met de antwoordservice

Wil je weten wat een antwoordservice voor jouw bedrijf kan doen? Plan dan een gesprek met BizziPhone. In dat gesprek bespreek je wat je nodig hebt en hoe de telefonistes jouw bedrijf gaan vertegenwoordigen.

👉 Plan hier direct een vrijblijvend kennismakingsgesprek in

Gebruik deze link, dan weet BizziPhone dat je via ons komt en krijg je de korting van 20%.

Wil je liever eerst met ons sparren over wat je nog meer uit handen kunt geven? Plan dan een kennismaking met ons.

Veelgestelde vragen over de antwoordservice

Merken mijn klanten dat ik een antwoordservice gebruik?

Nee. De telefonistes nemen op uit naam van jouw bedrijf en gebruiken jouw instructies. Voor de beller voelt het alsof hij rechtstreeks met jouw kantoor spreekt. Je bepaalt zelf hoe er wordt opgenomen en welke informatie de telefonistes wel en niet mogen geven.

Hoe snel kan het geregeld zijn?

De dienst kan binnen dertig minuten actief zijn. In de praktijk wil je iets meer tijd nemen om je instructies goed door te geven, zoals veelgestelde vragen en wie welke gesprekken mag ontvangen. Maar technisch hoef je niet te wachten.

Zit ik vast aan een contract?

Nee, het abonnement is dagelijks opzegbaar. Daarnaast kun je de service veertien dagen gratis uitproberen. Werkt het niet zoals je hoopte, dan stop je er weer mee.

Word ik ook buiten kantooruren gebeld?

De telefonistes zijn ook ‘s avonds en in het weekend bereikbaar. Handig als je klanten juist buiten kantooruren bellen, bijvoorbeeld in de bouw of bij storingsdiensten. Je bepaalt zelf op welke momenten je gesprekken wilt laten opnemen.

Wat gebeurt er met een gesprek dat ik zelf moet oppakken?

Dan krijg je een belnotitie via e-mail of WhatsApp, met wie er belde en waar het over ging. Is de beller urgent of belangrijk? Dan kunnen de telefonistes ook doorverbinden. Dat spreek je vooraf af.

Kan mijn virtual assistant de opvolging doen?

Ja, en dat is vaak de handigste combinatie. De antwoordservice vangt het gesprek op, jouw assistent belt terug, maakt de offerte of zet de afspraak in je agenda. Zo blijft er niets liggen zonder dat jij er zelf tijd in stopt.

Ondersteuning nodig van een virtual assistant?

Wil je meer rust, overzicht en structuur in je bedrijf, maar weet je niet goed waar je moet beginnen? Plan een gratis kennismaking en ontdek hoe een VA je kan helpen slimmer te ondernemen.

Gerelateerde berichten